2.4.9. Записки

Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

Для реализации отношений субординации структурных подразделений, работников с руководством, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

При направлении информации одновременно адресатам внутри Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке организации или электронном шаблоне для территориальных органов и подведомственных организаций Росстата.

Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка документа и могут иметь вложения в других форматах.

Наименование вида документа "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА" "ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" "АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА" печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами по центру текстового поля.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, могут помещаться внизу последнего листа записки, если записка создается в электронном виде в СЭД - виза проставляется в листе визирования. Записка после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения исполнителя.

Регистрация записки, в регистрационной карточке которой отсутствует отметка о наличии бумажного носителя, осуществляется в СЭД автоматически, регистрация записки, в регистрационной карточке которой установлена отметка о наличии бумажного носителя, осуществляется регистратором в СЭД в день подписания.

В записках, содержащих информацию ограниченного доступа, гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первого листа записки и в приложениях к записке в правом верхнем углу первого листа приложения, например:

на обороте последней страницы документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, с какой машины, с какого носителя, дата подготовки документа, подпись об уничтожении файла, адресат, фамилия исполнителя, наименования отдела, служебный телефон.

Например:

Отп. 2 экз. на ПЭВМ

с флеш-накопителя N (учетный номер носителя)

06.06.2016 (дата подготовки документа)

файл уничтожен (подпись исполнителя)

экз. N 1 - в адрес

экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

исп. Фамилия И.О.

наименование отдела

607-32-41 (телефон)

В электронной регистрационной карточке документа в СЭД указывается отметка об ограничении доступа к документу "ДСП".

2.4.9.1. Служебная записка. Служебная записка используется при внутренней деловой переписке между структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.

Служебная записка оформляется со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 2.4.8.7 настоящей Инструкции.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, причины, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы, вносят предложения (просьбы, заявки и т.п.).

Служебная записка подписывается начальником управления и визируется исполнителем.

Дата и регистрационный номер указываются через 1 межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа", включает в себя "На N 01-01-1/111-ВД от 05.02.2017";

Образец служебной записки представлен в приложении N 29.

2.4.9.2. Объяснительная записка.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 без реквизитов бланка либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

В объяснительных записках работники в произвольной форме объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.

Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки, за исключением:

реквизит "дата" указывается от левой границы текстового поля под реквизитом "подпись" без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;

заголовок к тексту может отсутствовать.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие указанные факты.

2.4.9.3. Докладная записка.

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.

2.4.9.4. Аналитическая записка. В аналитических записках на основе официальной статистической информации и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

2.4.9.5. Справка. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует от руководителя принятия управленческих решений.

Справка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка документа, может иметь вложения в других форматах и адресуется руководителю Росстата или его заместителям (руководителю территориального органа или его заместителям), руководителю структурного подразделения.

В зависимости от целей составления справки могут быть отчетные и информационные.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: "Справка об объеме документооборота Росстата в 2016 году".

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: "Справка о ходе выполнения работ по договору с ГМЦ Росстата". Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.