4.5. Порядок передачи документов в архив

4.5.1. Документы Росстата являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации в установленном архивным законодательством Российской Федерации порядке.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (10 лет и выше) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в центральном аппарате и территориальных органах Росстата созданы архивы.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив на основании описей дел (приложения N 40, 41), не позднее чем через два года после их завершения в текущем делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.

4.5.3. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения передаче в соответствующие архивы не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.5.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем Росстата (руководителем территориального органа).

4.5.5. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив работником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата Росстата (территориального органа). Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурных подразделений.

Прием дел осуществляется работником, ответственным за архив. На всех экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за комплектование архива, принявшего дела, и подпись работника, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются руководителем Росстата (руководителем территориального органа).

В период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий работник, ответственный за сохранность документов и формирование конкретных дел, а также работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формируют все имеющиеся документы в дела, передают оформленные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в архив, в структурные подразделения (на которые возложены функции или часть функций реорганизованного структурного подразделения) передаются документы ликвидированного (реорганизованного) структурного подразделения, независимо от сроков хранения, образованные в результате выполнения реорганизованным структурным подразделением соответствующих функций.

В отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления могут передаваться документы ликвидированного (реорганизованного) структурного подразделения, независимо от сроков хранения, в случае исключения в деятельности Росстата соответствующих функций.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

4.5.6. О выполнении графика передачи дел в архив, состоянии переданных дел, соответствии их количества номенклатуре дел работник, ответственный за архив, информирует председателя ЦЭК (ЭК).