3.12. Особенности работы с электронными документами

Порядок работы с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, постановлением Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. N 890 "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти", Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. N 111, постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия", разделом VI Правил делопроизводства, приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде", Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией и другими правовыми актами.

3.12.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО.

3.12.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

3.12.3. Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, утверждается Министром (лицом, исполняющим его обязанности) по согласованию с Федеральным архивным агентством.

3.12.4. Подписание электронных документов, направляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления, внутренних документов осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

Визирование электронных документов заместителями Министра, директорами департаментов, заместителями директоров департаментов, начальником отдела защиты государственной тайны осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, остальными сотрудниками - с использованием простой электронной подписи.

Подписание указаний (резолюций) на документы осуществляется с использование простой электронной подписи.

3.12.5. Прием поступающих по системе МЭДО в Министерство электронных документов осуществляет отдел документооборота.

Отправка исходящих электронных документов по системе МЭДО осуществляется в соответствии с пунктами 3.8.3 и 3.8.5 Инструкции.

3.12.6. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

При включении электронных документов в СЭДО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

3.12.7. Электронные документы, поступающие в Министерство, проходят в отделе документооборота первичную обработку и регистрацию.

Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности и действительности электронной подписи электронного документа, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

3.12.8. Зарегистрированные входящие и внутренние электронные документы передаются на рассмотрение адресату посредством СЭДО.

3.12.9. Созданные в СЭДО исходящие электронные документы после их подписания передаются посредством СЭДО для регистрации и отправки адресату.

3.12.10. При передаче электронных документов на рассмотрение должностным лицам Министерства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационно-учетные данные.

3.12.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

3.12.12. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.12.13. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на архивном хранении в Министерстве, должны производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в Министерстве и в отделе архивного хранения документов, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

3.12.14. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов Министерства, не подлежащих хранению (приложение N 105), утвержденного заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.