4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

4.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

4.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, Регламентом Министерства, штатным расписанием центрального аппарата Министерства, утверждаемым приказом Минэкономразвития России, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих документов), положениями о структурных подразделениях, номенклатурой дел Министерства, планами и отчетами о работе.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения Министерства изучаются документы, образующиеся в его деятельности, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 86) составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, в 2 экземплярах.

Оба экземпляра номенклатуры дел визируются начальниками отделов структурного подразделения (лицами, исполняющими их обязанности) на обороте подписного листа, подписываются руководителем структурного подразделения и представляются на согласование не позднее 15 ноября текущего года в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения.

Электронная копия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, для ввода в базу данных СЭДО.

4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

4.1.6. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

4.1.7. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в отчетном году. Итоговая запись направляется в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, вместе с копией номенклатуры дел с указанием количества томов против каждого заголовка дела в графе 3 "Количество дел" (в случае незаведения дела в графе 5 "Примечание" делается соответствующая отметка).

4.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений Министерства являются названия отделов, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

4.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и др.).

4.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Графа 1 (индекс дела).

В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения (индекс структурного подразделения), порядкового номера отдела согласно структуре структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы (порядковые номера заголовков по номенклатуре) для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индексы сохраняются.

Графа 2 (заголовок дела).

В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Министерства или структурного подразделения (автора документа);

название органа или организации, которым будут адресованы или от которых будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на содержание копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - "Копии".

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается (соглашения, протоколы, приказы, контракты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы Министерства и др.).

Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и так далее.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих электронные документы, после названия дела указывается - "Электронные документы".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов.

Графа 3 (количество дел, томов).

В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов).

Графа 4 (срок хранения).

В этой графе указываются сроки хранения дел, номера статей Перечня типовых управленческих документов или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

Графа 5 (примечание).

В этой графе указываются название Перечня типовых управленческих документов, использованного при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о местонахождении подлинных документов, о переходящих делах (например, "Дело, переходящее с 2007 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

4.1.11. На основе номенклатур дел структурных подразделений структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, составляет номенклатуру дел Министерства (приложение N 87). Номенклатура дел Министерства один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Министерства (ЦЭК), затем направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) и утверждается руководством Министерства.

4.1.12. После утверждения номенклатуры дел Министерства структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.13. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений Министерства. В номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

4.1.14. Номенклатура дел Министерства печатается в 2 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел Министерства является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в разделе отдела архивного хранения документов. Второй направляется в ГА РФ.

4.1.15. Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.16. Номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново с ГА РФ в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.