3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Министерства и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Министр и, по решению Министра, заместители Министра (в соответствии с распределением обязанностей) дают указания по исполнению документов (резолюции), поступивших в Министерство, руководителям структурных подразделений Министерства, руководителям загранаппарата Министерства, а также руководителям подведомственных Министерству федеральных служб и федерального агентства.

Подготовку проектов указаний Министра и заместителей Министра по исполнению документов (резолюций) осуществляет отдел подготовки проектов резолюций.

3.5.2. Документы по вопросам, относящимся исключительно к полномочиям Министра (в соответствии с распределением обязанностей), с проектами указаний по их исполнению (резолюциями) передаются отделом подготовки проектов резолюций в секретариат Министра для рассмотрения Министром. В случае временного отсутствия Министра документы для ознакомления Министра передаются в секретариат Министра после рассмотрения заместителем Министра, временно исполняющим обязанности Министра.

На документы по вопросам, не относящимся исключительно к полномочиям Министра, готовятся проекты указаний заместителей Министра по исполнению документов (резолюций) (в соответствии с распределением обязанностей).

На документы по вопросам, относящимся к полномочиям временно отсутствующего заместителя Министра, готовятся проекты указаний по исполнению документа (резолюций) за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра согласно распределению обязанностей между Министром и заместителями Министра, утвержденному приказом Министерства.

Заместитель Министра определяет в качестве головного исполнителя непосредственно координируемое и контролируемое им структурное подразделение (кроме случаев, установленных правовыми актами Министерства).

В особых случаях по поручению Министра, заместителя Министра указания по исполнению документов (резолюции) могут быть подписаны (утверждены) уполномоченными сотрудниками секретариатов Министра, заместителей Министра.

3.5.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются отделом подготовки проектов резолюций в секретариаты заместителей Министра по реестру.

3.5.4. Регистрационная карточка документа с утвержденным указанием по его исполнению (резолюцией) автоматически передается в электронные папки исполнителей в СЭДО и считается доведенной до исполнителей.

3.5.5. Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются отделом подготовки проектов резолюций в отдел документооборота для направления в структурные подразделения, подведомственные Министерству федеральные службы или федеральное агентство, определенные в указаниях по исполнению документов (резолюциях) головными исполнителями.

3.5.6. Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются исполнителям отделом документооборота.

Подведомственным Министерству федеральным службам и федеральному агентству, определенным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) соисполнителями, направляются копии документов на бумажном носителе.

Структурным подразделениям Министерства, определенным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) соисполнителями, копии документов на бумажном носителе не направляются (за исключением документов, указанных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции). Для работы используется электронная копия документа в СЭДО (прикрепленный файл в регистрационной карточке документа), в том числе полученный по МЭДО.

3.5.7. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей по документам во исполнение поручений Министра или заместителей Министра осуществляется в соответствии с Регламентом Министерства.

3.5.8. В случае изменения состава исполнителей, содержания основных поручений и сроков исполнения документов предыдущее указание по исполнению документа (резолюция) в СЭДО удаляется и создается новое указание по исполнению документа (резолюция). Бланк указания по исполнению документа (резолюции) оформляется следующим образом:

Указание по исполнению документа (резолюция), утвержденная в регистрационной карточке СЭДО, должна полностью соответствовать указанию по исполнению документа (резолюции), подписанной на бумажном носителе (в том числе учитывая замену указания по исполнению документа (резолюции).

3.5.9. Подготовка проектов указаний по исполнению документов (резолюций), поступивших на имя руководства структурного подразделения или в адрес структурного подразделения, осуществляется в самих структурных подразделениях.

3.5.10. РК личного приема передается в соответствующую папку СЭДО должностного лица, к которому гражданин записался на прием, автоматически после регистрации.