4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

4.3.1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу сотрудников отдела архивного хранения документов и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре в регистрационной карточке СЭДО в поле "Записи архива" во вкладке "Журнал".

4.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая ЦЭК и экспертные комиссии в структурных подразделениях (ЭК).

4.3.5. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

Примерное положение о постоянно действующей Экспертной комиссии департамента Минэкономразвития России утверждено приказом Минэкономразвития России от 1 августа 2008 г. N 231.

Образцы оформления проекта распоряжения структурного подразделения о создании Экспертной комиссии и приложения к проекту распоряжения структурного подразделения (состав Экспертной комиссии) приведены в приложениях в N 91, N 92 к настоящей Инструкции.

4.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК), при непосредственном методическом руководстве отдела архивного хранения документов. Все решения ЦЭК (ЭК) протоколируются, протоколы формируются в самостоятельные дела.

4.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи на архивное хранение; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.3.8. Отбор документов для постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, номенклатуры дел Министерства и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к содержанию дела документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного срока хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

Экспертиза ценности электронных документов проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков:

- подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

- возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения;

- возможность проведения технологических миграций.

При проведении экспертизы ценности электронных документов также осуществляются проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов и проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ.

4.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу (приложение N 93), описи электронных дел, документов структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 94), а также предложения структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 95).

4.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

4.3.12. В каждом структурном подразделении Министерства ежегодно составляются описи дел постоянного срока хранения при непосредственном методическом руководстве отдела архивного хранения документов. По этим описям документы сдаются на архивное хранение.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел постоянного срока хранения (приложение N 96), сводной описи дел по личному составу (приложение N 97), сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 98), сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения (приложение N 99), сводной описи электронных дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 100), которые готовит отдел архивного хранения документов и по которым он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ. Указанные описи рассматриваются и согласовываются на заседании ЦЭК, затем направляются на согласование с ЭПК ГА РФ и утверждаются руководством Министерства.

4.3.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (для описи дел структурного подразделения).

4.3.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок каждого дела; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

4.3.15. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

4.3.16. При составлении описи электронных документов в структурном подразделении каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты документа, срока хранения, объема в Мб и контрольной суммы.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме электронных документов и при необходимости другой информации.

Объектом описания в описи электронных документов структурного подразделения являются единицы хранения электронных документов. Единицы хранения электронных документов, относящиеся к одному делу, составляют в описи отдельный раздел, имеющий общий заголовок, в котором указываются:

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- заголовок дела;

- крайние даты документов дела;

- количество листов документов дела.

Описательная статья единицы хранения включает в себя следующие элементы:

- номер документа по порядку в пределах раздела описи;

- наименование документа (вид документа, заголовок к тексту);

- дата документа;

- срок хранения;

- объем контейнера электронного документа в Мб;

- контрольная сумма контейнера электронного документа.

На основной и рабочий экземпляры электронных документов в структурном подразделении составляются отдельные описи на бумажном носителе и в электронной форме.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью); общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.

К описи структурного подразделения может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

4.3.17. Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается ЭК структурного подразделения и структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.3.18. Сотрудники отдела архивного хранения документов проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, после приема дел расписываются на всех экземплярах описи. Два экземпляра описи остаются на хранении в отделе архивного хранения документов, третий экземпляр возвращается и хранится в структурном подразделении.

4.3.19. Оформлению подлежат дела Министерства при их заведении и после завершения года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение, при методической помощи и под контролем отдела архивного хранения документов.

4.3.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

пересистематизацию документов;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (приложение N 101);

составление листа - заверителя дела (приложение N 102);

подшивку или переплет дела;

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 104).

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно оформляются упрощенно, при этом:

пересистематизация документов в деле не производится;

листы не нумеруются;

лист - заверитель дела не составляется;

допускается хранение дела в скоросшивателях.

4.3.21. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Для нумерации листов нельзя употреблять чернила, цветные карандаши, шариковые ручки.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит переподшивке и нумеруется как один лист.

Приложенные к документу указания по исполнению документов (резолюция), листы ознакомления и др. нумеруются.

Лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов в деле, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б" и так далее. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах прибавляются буквы "а", "б" и т.д. соответственно каждому номеру листа, начиная со следующего, то есть: 3, 3а, 3б и т.д.

4.3.22. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (соглашения, контракты, протоколы, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 101), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

4.3.23. После завершения нумерации листов и составления внутренней описи дела составляется лист - заверитель дела, который располагается в конце дела (приложение N 102). В листе - заверителе дела цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно цифрами через знак "+" количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист - заверитель дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

4.3.24. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Фотографии и другие иллюстративные материалы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.3.25. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по форме согласно приложению N 104 к настоящей Инструкции.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование Министерства;

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела (электронного дела);

дата дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов тома, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов или перечнях федеральных органов исполнительной власти, функции которых переданы Министерству, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в отделе архивного хранения документов черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

4.3.26. В процессе подготовки электронных документов к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, осуществляется:

формирование в СЭДО электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

При передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях также осуществляется проверка физического и технического состояния носителей. Электронные документы подготавливаются к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем. Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. С рабочего экземпляра при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе фонда пользования.

При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.

Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив Министерства, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

- сокращенное название Министерства;

- сокращенное название структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- отметка о статусе экземпляра электронного дела: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

- объем электронного дела в Мб;

- контрольная сумма электронного дела;

- дата записи электронных документов на носитель;

- при необходимости отметки об ограничении доступа и другое.

Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.