2. Организация труда

Работы по документационному обеспечению учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.

Функции работников по документационному обеспечению определяются должностными инструкциями.

Наименования должностей работников по документационному обеспечению определяются тарифно-квалификационными требованиями и профессиональными стандартами.

В функции по документационному обеспечению входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях учреждения и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение и других нормативно-методических документов;

прием документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив учреждения и другие.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений учреждения;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве учреждения;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив форм статистической отчетности:

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников по документационному обеспечению оборудуются необходимыми принадлежностями, справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данного учреждения и другими).

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением учреждения, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение перерывов на отдых и личные надобности продолжительностью 5 - 10 мин. на 120 минут работы.