5.7. Отдел документационного обеспечения

5.7.1. Ведение по направлениям деятельности Главного управления общего и секретного делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, в том числе в рамках единой автоматизированной системы ведомственного документооборота.

5.7.2. Регистрация входящих и исходящих документов, ввод указаний (резолюций) начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, начальников управлений Главного управления осуществляется с применением автоматизированного информационного комплекса "Надзор".

5.7.3. Представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Главного управления, заместителям начальника Главного управления, начальникам управлений Главного управления и доведение их до исполнителей.

5.7.4. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подписание начальнику Главного управления.

5.7.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

5.7.6. Составление номенклатуры дел Главного управления.

5.7.7. Формирование дел по номенклатуре в Главном управлении, надзорных и наблюдательных производств.

5.7.8. Принятие мер к обеспечению сохранности документов, дел и производств.

5.7.9. Подготовка и представление материалов на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления.

5.7.10. Отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, составление актов. Оформление и передача на архивное хранение дел постоянного срока хранения и 75 лет.

5.7.11. Оказание методической помощи работникам Главного управления по вопросам организации документационного обеспечения.

5.7.12. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

5.7.13. Обеспечение подразделений Главного управления гербовыми бланками.

5.7.14. Проведение анализа состояния документооборота и подготовка предложений начальнику Главного управления по совершенствованию документооборота.

5.7.15. Выполнение копировально-множительных работ, а также обеспечение оперативной отправки документов факсимильной связью.

5.7.16. Контроль порядка обращения с документами с пометкой "Для служебного пользования" в подразделениях Главного управления в соответствии с организационно-распорядительными документами Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

5.7.17. Регистрация организационно-распорядительных документов ненормативного характера по вопросам финансового и материально-технического обеспечения, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, поддержание в актуализированном состоянии учетного перечня таких документов в электронном виде, обеспечение хронологического хранения их оригиналов, ознакомление с ними работников Главного управления.

5.7.18. Осуществление контроля за прохождением документов, взятых на контроль Генеральным прокурором Российской Федерации, его заместителями по направлениям деятельности Главного управления, начальником Главного управления. Напоминание исполнителям о сроках исполнения и доклад руководителям подразделений о случаях несвоевременного исполнения документов, взятых на контроль.

5.7.19. Ведение табеля учета служебного времени федеральных государственных гражданских служащих за пределами нормальной продолжительности их служебного времени.

5.7.20. Исполнение в соответствии с компетенцией и по поручению начальника Главного управления иных функций, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Генеральной прокуратуры Российской Федерации.