1.4. Передача дел в архив организации

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации (п. 4.33. Правил).

Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в архив организации проводится только по описям, составленным в структурных подразделениях (п. 4.31. Правил).

Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Порядок составления описей дел структурных подразделений устанавливается инструкцией по делопроизводству организации. Работа по составлению описей дел структурных подразделений выполняется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и работниками службы делопроизводства организации. Методическое руководство составлением описей дел структурных подразделений осуществляет архив организации.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений составляются на все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности (п. 4.11. Правил).

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, являются документами, по которым осуществляется передача дел в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы описей дел, документов (п. 4.11. Правил).

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.).

Отдельные описи составляются на электронные документы постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (п. 4.31. Правил).

В делопроизводстве описи дел структурных подразделений указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 23, 24 Правил) и представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.31.).

При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом на них может составляться одна опись (внутри описи дела располагаются по годам их заведения).

Перед внесением заголовков дел в опись структурного подразделения проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации (п. 4.32. Правил).

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части);

- индекс дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой дел;

- заголовок дела;

- крайние даты дела (тома, части);

- срок хранения дела (не проставляется в описи дел постоянного хранения);

- количество листов в деле (томе, части), для электронных дел - объем в Мб (приложение N 24 Правил);

- примечания.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации описательных статей в описи - валовый;

- систематизация дел в описи дел структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения может состоять из кода структурного подразделения, соответствующего коду подразделения в номенклатуре дел, с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись, например:

описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу структурного подразделения, код которого 07, включенных в номенклатуру дел 2015 г., будут иметь номера: 7п-15, 7в-15 и 7 л/с-15;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами "то же" не допускается; одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью.

- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и др.

В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации.

При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии структурного подразделения (далее - ЭК структурного подразделения), опись должна быть согласована с ЭК структурного подразделения. Решение ЭК структурного подразделения оформляется протоколом.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух-трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении, третий приобщается к протоколу заседания ЭК (при наличии в структурном подразделении ЭК).

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения, при этом на всех экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, итоговая запись подписывается лицом, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передавшего дела. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений (п. 4.34. Правил) по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах.

Опись электронных дел структурных подразделений составляется по установленной форме (приложение N 24 Правил).

Требования к составлению описи электронных дел аналогичны требованиям к составлению описи дел на бумажном носителе, за исключением следующих правил:

- в графе 6 описи электронных дел указывается объем в Мб;

- в итоговой записи описи электронных дел указывается объем в Мб;

- дела с одинаковыми заголовками вносятся в опись электронных дел полностью;

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A (п. 4.34 Правил);

- формирование в информационной системе описи электронных дел структурного подразделения;

- проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

- проверка наличия файла электронной подписи, которой был подписан электронный документ, и/или файла проверки электронной подписи.

Прием электронных документов в архив организации оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и их объем в Мб.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела.

При приеме на архивное хранение (при необходимости) электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации (лицо, ответственное за архив).

Если структурные подразделения в организации отсутствуют, то ответственный за делопроизводство в организации составляет сразу проект годового раздела описи дел организации.

Графическое изображение процесса 1.4. "Передача дел в архив организации" представлено на схеме 05 приложения N 4.