Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов

Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов помимо условий, перечисленных выше, включает (п. 2.30 Правил):

- создание в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- обеспечение архива организации техническими и программными средствами воспроизведения, копирования, перезаписи и контроля физического и технического состояния электронных документов;

- обеспечение режима информационной безопасности электронных документов;

- обеспечение физико-технической сохранности носителей электронных документов;

- синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации;

- сохранение возможности доступа в архиве к архивным электронным документам, созданным в ранее использовавшемся программном обеспечении.

Работы по соблюдению нормативных условий хранения электронных документов проводят работники архива и подразделения IT-технологий.

Ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

- при их хранении в архиве организации - руководитель архива (лицо, ответственное за архив);

- при их хранении в архивной части информационной системы организации - руководитель подразделения IT-технологий.

Обеспечение информационной безопасности электронных документов архива включает:

- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

- обеспечение аутентичности, полноты, достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в электронных документах, при осуществлении их перезаписи на другие носители.

Обеспечение физико-технической сохранности носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов включает:

- проведение не реже одного раза в 5 лет технического контроля физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов;

- проведение при выявлении изменений физического состояния носителей электронных документов по решению руководителя организации работы по перезаписи электронных документов на новые носители;

- проведение работ по перезаписи электронных документов в новые форматы при изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов;

- создание фонда пользования электронных документов.