2.2.2. Топографирование

Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей.

Топографирование проводит работник архива.

Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда.

Результатом процесса является:

- схема размещения документов в архивохранилище;

- архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются);

- карточки постеллажного и пофондового указателя.

Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел.

Требования к проведению топографирования закреплены в пунктах 2.36 - 2.38 Правил.

Топографирование проводится с учетом следующих правил:

- все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - сверху вниз, слева направо (п. 2.36. Правил);

- в целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение N 1 Правил), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение N 2 Правил);

- постеллажные топографические указатели прикрепляются к стенке стеллажа (шкафа);

- пофондовые топографические указатели располагаются по номерам фондов и служат для определения места хранения конкретных дел;

- пофондовые топографические указатели допускается вести в виде электронной картотеки;

- изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях (п. 2.37., 2.38. Правил). В случае составления нового указателя старый остается на хранении для помощи в проведении розыска необнаруженных дел.

Графическое изображение процессов 2.2.1. "Рациональное размещение документов в архивохранилище" и 2.2.2. "Топографирование" представлено на схеме 10 Приложения N 4.