6.3. Передача дел при смене руководителя архива организации

Процесс передачи документов архива организации при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) включает:

- организационные мероприятия по подготовке к передаче документов;

- подготовку документов фонда к передаче;

- проверку помещений и оборудования;

- прием-передачу документов.

Для организации приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива руководитель организации издает приказ о назначении комиссии в составе не менее трех человек.

В состав комиссии включаются руководитель, курирующий архив, руководитель архива, передающий архив, руководитель принимающий архив, представитель службы делопроизводства. Возможно включение в состав комиссии уполномоченных от бухгалтерии и отдела кадров, а также специалистов, способных оценить состояние оборудования.

При подготовке к приему-передаче документов проверяется наличие и состояние:

- документов архива, в том числе особо ценных дел и их страховых копий;

- основных учетных документов архива: книга учета поступлений и выбытия документов, список фондов, листы фонда, описи дел, реестры описей дел;

- вспомогательных учетных документов архива: книга учета движения дел по фондам, книга учета переработки и усовершенствования описей, книга учета выдачи дел во временное пользование;

- учетных документов архива по работе с подведомственными организациями (при наличии): список организаций - источников комплектования, наблюдательные дела организаций.

При приеме-передаче архива надлежит проверить наличие и состояние:

- печатей и штампов архива (при их наличии);

- оборудования и инвентаря (противопожарного и охранного оборудования, приборов по измерению температуры и влажности, компьютеров, при их наличии).

Комиссия по приему-передаче архива оценивает также условия хранения документов.

Прием-передача документов производится в определенной последовательности: сначала передаются справочники, показывающие количество дел в целом по архиву и их движение (список фондов, реестр описей, книги учета поступлений и выбытия документов). После этого в порядке номеров фондов передаются справочники по каждому фонду.

После приема-передачи НСА архива производится прием-передача непосредственно архивных документов. Прием-передачу целесообразно проводить постеллажно, в порядке размещения фондов на стеллажах (полках). После приема-передачи архивных документов каждого фонда вносятся соответствующие записи во все экземпляры описей. Руководитель, передающий архивные документы, дает пояснения новому руководителю архива относительно размещения архивных документов в архивохранилище, порядка размещения архивных документов на стеллажах, полках, содержания поисковых данных на коробках (связках), топографических указателях, карточках фондов. По результатам приема-передачи составляется акт приема-передачи архивных документов и материальных ценностей (приложение N 16).

Акт подписывают председатель комиссии, руководитель архива, передающий архив и руководитель, принимающий архив и члены комиссии. Акт утверждает руководитель организации.

Графическое изображение процесса 6.3. "Передача дел при смене руководителя архива организации" см. на схеме 32 приложения N 4.