7. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению включает:

- выделение дел, документов к уничтожению;

- подготовку акта о выделении документов к уничтожению;

- передача дел, документов на уничтожение.

Процесс выделения дел, документов к уничтожению проводится:

1) работниками службы делопроизводства по результатам отбора документов на хранение в архиве организации или уничтожение в рамках экспертизы ценности документов (см. раздел 1.1.2. Методических рекомендаций);

2) работниками архива организации - по результатам экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив (см. раздел 6.1.1. Методических рекомендаций) или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда.

Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:

- дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;

- дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документов в архиве организации.

Дела, документы выделяются к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1-му января года, в котором проводятся работы по выделению дел, документов к уничтожению и составляется соответствующий акт (п. 4.11. Правил). Например: дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2017 года.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации (см. раздел 1.1.2 Методических рекомендаций). При этом происходит:

- выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела), дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности" ("ДМН"), "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.;

- изъятие по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации, копий документов и документов, срок хранения которых истек. Документы и копии документов, выделенные к уничтожению, присоединяются к делам с истекшими сроками хранения, посвященным соответствующим вопросам. При отсутствии таковых документы и копии документов, выделенные к уничтожению, формируются в отдельные дела, которые не оформляются и не подшиваются. Им даются обобщенные заголовки, например:

Документы об организации и проведении занятий по повышению квалификации (учебные планы, журналы посещаемости занятий и др.).

При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в делопроизводстве включает:

- подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;

- согласование и утверждение акта.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения готовятся работниками структурных подразделений, осуществляющих подготовку дел к передаче в архив организации.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов - это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (приложение N 21 Правил), в котором дополнительно указывается наименование структурного подразделения.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения передаются в службу делопроизводства в электронном виде и на бумажном носителе.

Работником службы делопроизводства на основе предложений структурных подразделений, как правило, составляется акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на дела всей организации.

Акт составляется службой делопроизводства по форме, установленной приложением N 21 Правил и с учетом следующих положений:

- при составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению;

- если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (графа 2 акта);

- заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта).

Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составляемый в делопроизводстве, имеет ряд особенностей:

- не содержит в заголовке формулировки "архивных документов", поскольку уничтожаются дела, не подлежащие хранению в архиве;

- не содержит N фонда;

- графа 4 "N описи" и графа 5 "N ед. хр. по описи" акта не заполняются, но в примечаниях целесообразно указать индекс (индексы) дела (дел) по номенклатуре дел";

- после заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например:

5 (пять) ед. хр. за 2008 - 2012 годы.

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. При этом просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Электронные дела, документы выделяются к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, с истекшими сроками хранения в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:

- в заголовке акта указывается "о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению": при выделении к уничтожению электронных документов в делопроизводстве;

- указывается "о выделении к уничтожению электронных архивных документов с истекшими сроками хранения": при выделении к уничтожению электронных документов, хранящихся в архиве организации.

Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу (п. 4.11. Правил). ЦЭК (ЭК) организации рассматривает Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения после рассмотрения годовых разделов описей. В левом нижнем углу, после подписи руководителя архива проставляется гриф согласования с указанием даты и номера протокола ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу (п. 4.12. Правил).

В организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу (п. 4.11 Правил). Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел, документов и акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения Дела на бумажном носителе передаются на уничтожение в соответствующие организации по документу, подтверждающему факт передачи документов (например, по приемо-сдаточной накладной). Указанный документ присоединяется к акту о выделении документов к уничтожению и хранится вместе с ним.

Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта (приложение N 21 Правил), где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

При уничтожении электронных документов в заключительной части акта указывается способ их уничтожения (физическое уничтожение носителя, стирание (размагничивание) или иной) (приложение N 21 Правил).

При уничтожении электронных документов, находящихся в хранилище информационной системы, предусматривается защита от возможности несанкционированного восстановления уничтоженных документов.

Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в номенклатуре дел).

При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.

Графическое изображение процесса 7 "Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению" представлено на схеме 33 приложения N 4.