3.3. Учет количества и состава описей дел

В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 3.11., приложение N 19 Правил). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел.

Опись дел, состоящая из нескольких томов, учитывается в реестре описей как одна опись.

При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, оформлении первых годовых разделов описей дел (приложения N 14 - 18 Правил), на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива, ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Номера описям присваиваются в соответствии с листом фонда (п. 3.10 Правил). Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй - описи дел по личному составу, третий - описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации дел, для их учета могут заводиться отдельные описи. При этом организациям - источникам комплектования следует принимать решение о заведении таких описей совместно с ЭПК архивного учреждения.

Реестр описей состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи.

На титульном листе реестра описей указывают наименование организации согласно учредительным документам на момент составления описи, а также проставляют дату начала ведения реестра описей. Дата окончания ведения реестра описей может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации с последующей передачей архивного фонда организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описательная часть реестра описей заполняется следующим образом:

- графы 1, 2, 3, 4, 10 заполняются одновременно с началом оформления первых годовых разделов описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

- графы 5, 6, 7, 8, 9 заполняются на основании соответствующих данных законченной описи дел.

Ежегодно по состоянию на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, хранящихся в архиве организации, а также данные о поступивших и выбывших за год описях дел.

Итоговая запись реестра описей заверяется подписями работника архива - составителя реестра и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

Пример последовательного заполнения реестра описей приведен в приложении N 7.

Графическое представление процесса 3.3. "Учет количества и состава описей дел" представлено на схеме 20 приложения N 4.