Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов на тематические запросы пользователям

В соответствии с п. 5.8 Правил архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Ответы на запросы регистрируются в архиве организации в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов.

Подготовленные архивом организации ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются под личную подпись: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке (п. 5.15 Правил). Сопроводительные письма ответам на запросы регистрируются в общем порядке ведения делопроизводства.

По запросу пользователей архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются в электронном виде на электронном носителе либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям в форме электронных документов. Электронные документы заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. 5.12. - 5.14. Правил).

Исполненные запросы могут формироваться в дела: раздельно для юридических и физических лиц, по видам запросов - тематические, социально-правовые. Возможно формирование дел в пределах одного года по порядку номеров запросов.