5.3. Выдача документов для работы в читальном зале архива организации

В соответствии с п. 5.19 Правил в целях создания условий для работы пользователей непосредственно в архиве организации может выделяться помещение (читальный, просмотровый зал) для ознакомления с документами архива, оборудованное соответствующими техническими средствами для работы с документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организации.

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Документы для работы пользователям вне помещения архива организации без оформления акта о выдаче дел, документов во временное пользование не выдаются.

Разрешение на работу в помещении архива организации дает руководитель организации. Разрешение на работу в читальном зале дается на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив).

Пользователи допускаются в читальный зал на основании:

- личного заявления, в котором указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования;

- письма организации, направившей пользователей, ведущих научную работу в соответствии с планом научных работ данной организации или выполняющие служебные задания;

- служебного удостоверения сотрудника данной организации.

В целях соблюдения порядка работы пользователей с архивными документами целесообразно разработать инструкцию, памятку для посетителей читального зала. В ней может быть отражена информация:

- об ответственности пользователя за сохранность архивных документов;

- о режиме работы читального зала;

- о порядке работы с архивными документами и заполнении форм документов, подтверждающих пребывание в читальном зале и работу пользователя с архивными документами;

- о необходимости оформления ссылок на документы при их использовании.

На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (см. приложение N 15). На карточке указываются фамилия, имя, отчество пользователя архива, место работы (учебы) и должность, цель использования документов, контактные данные (при необходимости возможно включение дополнительных сведений о пользователе). После ознакомления пользователя с режимом работы читального зала, порядком работы с архивными документами на карточке ставится подпись пользователя. Карточки формируются в картотеку пользователей читального зала в алфавитном порядке.

При необходимости ведется журнал учета посещений читального зала.

На каждую выдаваемую из архивохранилища в читальный зал единицу хранения ведется лист использования документов (п. 2.47 Правил и приложение N 9 Правил). Лист использования включает сведения об организации, о номере фонда, описи и деле, содержит информацию о дате использования, включает информацию о фамилии и имени пользователя, указывает на цель использования, указание на номера страниц использованных документов и содержит подпись пользователя. Лист использования дела заполняется пользователем самостоятельно.

Графическое описание процесса 5.3. "Выдача документов для работы в читальном зале архива организации" представлено на схеме 28 приложения N 4.

Пользователи, ведущие научную работу, при подготовке документальных публикаций с использованием документов архива организации обязаны делать ссылки на используемые архивные документы. Ссылки на архивные документы могут содержать следующие элементы:

- заголовок библиографической записи <12>;

--------------------------------

<12> В соответствии с ГОСТ 7.76-96 "СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения", п. 5.1. "... Заголовок библиографической записи может содержать... наименование организации, название страны и обозначение вида документа (заголовок формы), унифицированное заглавие или другие сведения".

- основное заглавие документа;

- сведения, относящиеся к заглавию;

- сведения об ответственности;

- поисковые данные документа;

- сведения о местоположении объекта ссылки в документе;

- сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ - объект ссылки;

- примечания, например:

Приказ "Об увольнении сотрудников" 28.10.2013 N 26-ПУ. ООО "Ромашка" Ф. Л-53. Оп. 3. Д. 148.

Порядок записи библиографических описаний определен ГОСТ Р 7.0.5-2008 "Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления".