6.1.1. Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив

Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив проводится работником архива организации и включает:

- определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив

- проверку правильности оформления дел и физического и санитарно-гигиенического состояния документов, передаваемых в государственный (муниципальный) архив.

- подготовку документов, необходимых при передаче.

Определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив, и проверка качества их формирования и оформления основывается на рекомендациях по подготовке дел к сдаче в архив организации (разделы 1.1.2, 1.2. Методических рекомендаций).

Одновременно с этими работами, проводится сверка информации на обложках дел с записями в соответствующих годовых разделах описи дел. Выявленные несоответствия устраняются работником архива организации.

При обнаружении расхождений между итоговой записью годового раздела описи дел и фактическим наличием передаваемых дел, информация об отсутствующих делах фиксируется в акте приема-передачи (приложение N 30 Правил) и организация - источник комплектования проводит розыск утерянных дел в соответствии с п. 2.2.3. В случае если отсутствующие документы не были найдены, организация составляет акт об утрате документов (приложение N 6 Правил), который также представляется в государственный (муниципальный архив). Оформляется новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Организация подготавливает справку о причинах утраты документов (п. 6.8. Правил).

Если в ходе подготовки дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив выявлены неправильно оформленные дела, они подшиваются в новые обложки. Физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов определяется путем полистного просмотра дел. Выявленные дефекты физического и санитарно-гигиенического состояния документов организация устраняет самостоятельно. В этом случае, передача дел сдвигается до момента устранения дефектов.