3. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Учет архивных документов - это определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Единицами учета архивных документов являются:

- архивный фонд;

- единица хранения - дело, в том числе, электронное дело (п. 3.3. Правил).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы (п. 3.1. Правил).

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 19, п. 1) учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела.

На основе учетных документов архив организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива предоставляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (п. 3.2 Правил).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива по установленной форме составляется паспорт архива организации (п. 3.12. Правил).

Учет документов основывается на принципах:

- централизации (учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками - при наличии нескольких хранилищ);

- унификации (применение единых единиц учета);

- преемственности (применение единых форм учета на всех стадиях работы, начиная со стадии делопроизводства);

- динамичности (своевременное внесение данных в учетные документы);

- системности (обеспечивается взаимосвязью и взаимодополняемостью учетных данных различных учетных документов);

- полноты и достоверности (обеспечивается взаимопроверкой внесения одинаковых учетных данных в различные учетные документы).

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами.

Архивом организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы (п. 3.5., 3.6. Правил), представляющие собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о количестве и составе архивных документов организации, а также об их изменении. Состав и формы основных учетных документов определены п. 3.6 Правил. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно, это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.

Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов являются внутренними документами архива и пользователям не выдаются (п. 3.14. Правил).

Учетные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах архивохранилища. Архив организации может также вести учет архивных документов с применением информационных технологий (п. 3.13. Правил).

Для организации и ведения учета архивных документов в архиве организации могут разрабатываться локальные нормативные акты.

Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы:

- учет поступления дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил), лист фонда (приложение N 13 Правил);

- учет количества и состава дел - описи (годовые разделы описей) дел, документов (приложения N 14 - 18 Правил);

- учет количества и состава описей дел - реестр описей (приложение N 19 Правил);

- учет количества и состава фондов - список фондов (приложение N 12 Правил);

- учет изменений в количестве и составе документов фонда - лист фонда (приложение N 13 Правил);

- учет выбытия дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил), лист фонда (приложение N 13 Правил);

- ведение дела фонда;

- учет использования документов.

В графическом виде ведение основных учетных документов в архиве организации представлено на схеме 16 приложения N 4.