6.3. Регистрация исходящих документов

6.3.1. Регистрация исходящих писем, подписанных Министром и его заместителями, руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

6.3.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в регистрационную карточку документа в СЭДО после их подписания.

При регистрации исходящих документов вводятся следующие реквизиты:

основания - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

вид доставки;

номер бланка;

количество листов документа;

должность и фамилия должностного лица, которому направляется документ;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ сотрудниками отдела организационного обеспечения Административного департамента.

6.3.3. При регистрации исходящих документов, подписанных Министром и его заместителями, используются начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ, порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов и код структурного подразделения-исполнителя.

Например: МД-2341/04, где:

"МД" означают начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ (Мантуров Денис),

2341 - порядковый номер исходящего документа

04 - код структурного подразделения.

6.3.4. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется с использованием порядкового регистрационного номера документа и кода (индекса) структурного подразделения-исполнителя.

Например: 673/01, где:

673 - порядковый номер исходящего документа,

01 - код структурного подразделения.