2.3.14. Текст документа

Служебные документы должны быть написаны деловым стилем, к основным чертам которого относятся: нейтральный тон изложения, достоверность и аргументированность информации, точность и ясность формулировок, не допускающих различных толкований, лаконичность и краткость текста при полноте информации.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений как с.г. (сего года), т.г. (того года).

На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

При подготовке служебных документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Рекомендуется при первом употреблении сокращения в скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с требованиями п. 4.12 "Сокращения" государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов".

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788.

В распорядительных документах (приказ) и внутренних документах (объяснительные, большинство служебных и докладных записок), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").

В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений, сотрудников Министерства (положения, инструкции, регламенты), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки) используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").

Не допускается разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристики объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы.

Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.