2.3.16. Подпись документа

Приказы Министерства подписываются Министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы государственной власти и судебной власти, в адрес глав субъектов Российской Федерации, подписываются Министром, лицом, его замещающим, либо, по его поручению, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые подведомственным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений и их заместителями в соответствии с их компетенцией в пределах предоставленных должностных прав.

Утверждаемые документы (штатные расписания, инструкции, положения и т.д.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку (как правило, руководитель подразделения - исполнителя).

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт).

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке Министерства); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

или

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах (письмах), оформленных на бланке должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на общем бланке письма Министерства, подписывает руководитель структурного подразделения, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ, входит наименование подразделения, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами он оформляется на общем бланке письма Министерства, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 интервалами (12 - 24 пт).

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется без бланка на стандартном листе бумаги формата A4, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: врио, заместитель).

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Например: