5.6. Учет количества документов

5.6.1. Учет общего количества документов (объема документооборота) за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным структурным подразделениям, так и по Министерству в целом.

5.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

По каждой группе (входящие, исходящие, распорядительные, внутренние) учитывается количество подлинников документов и отдельно их копии (тираж) (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

5.6.3. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

5.6.4. Документы, в том числе и обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Министерства, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем. Служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в группе документов "внутренние".

При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы учитываются как один документ.