2.3.22. Отметка о заверении копии документа

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При оформлении дел, касающихся приема граждан на работу, формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов возможно проставление заверительной надписи "Верно".

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "Копия" либо "Архивная копия" (на копиях документов, прошедшим полную научно-техническую обработку).

Копии исходящих и организационно-распорядительных документов заверяются в отделе организационного обеспечения Административного департамента, документов, переданных на архивное хранение, - в отделе архива Административного департамента, документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в отделе государственной службы и кадров Административного департамента по служебным письмам с указанием даты и номера документа и количества необходимых копий.

Сотрудники других структурных подразделений Министерства могут заверять копии документов, подлинники которых находятся в данном подразделении.

Право заверения копий документов должно быть прописано в должностных регламентах сотрудников Министерства.

Отметка о заверении состоит из слова "Верно" (с большой буквы без кавычек и знаков препинания), наименования должности сотрудника, осуществляющего заверение (не более 28 печатных знаков в строке), личной подписи, расшифровки подписи и даты заверительной надписи и пишется от левой границы текстового поля.

Например:

В заверительной надписи возможно указание на местонахождение подлинника документа.

При заверении копии документа заверительная надпись располагается, как правило, под реквизитом "Подпись" на лицевой стороне листа и отделяется от него 2 - 3 межстрочными интервалами. Допускается расположение отметки о заверении на оборотной стороне последнего листа копии.

При пересылке копий документов в другие организации или выдаче на руки гражданам заверительную надпись на копиях рассылаемых документов следует заверять печатью.

При необходимости копия документа, состоящего из нескольких листов, прошивается (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись (допускается размер шрифта от N 12 до N 10).

Например: