6.4. Регистрация организационных и распорядительных документов

6.4.1. Регистрация распорядительных документов ведется порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

При регистрации приказов в регистрационные карточки вводятся следующие реквизиты:

основания - указываются номера и даты документов, послуживших основанием для издания распорядительного документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

содержание - краткое содержание документа;

номер бланка;

количество листов документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ;

адресаты рассылки документа;

отметка о внесении изменений ранее изданного документа или его отмене.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ сотрудниками отдела организационного обеспечения Административного департамента.

6.4.2. Регистрация приказов по кадровым вопросам осуществляется в отделе государственной службы и кадров Административного департамента.

Приказы по личному составу: о приеме гражданина на государственную гражданскую службу, о переводе в другие федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, об установлении надбавки к должностному окладу, о прекращении (расторжении) служебного контракта с сотрудником (увольнении), об изменении фамилии, премировании, - регистрируются в массиве приказов по личному составу порядковыми номерами с буквенным индексом "к" и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до передачи в архив.

Копии приказов Министерства по вопросам о приеме на государственную гражданскую службу и увольнении заместителей Министра, руководителей структурных подразделений подлежат обязательному направлению для сведения заместителям Министра, всем структурным подразделениям Министерства.

Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного оплачиваемого, учебного и т.п.), об отзыве из очередного отпуска регистрируются в самостоятельном массиве порядковыми номерами с буквенным индексом "о" и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Приказы о направлении сотрудников в командировку регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:

- о краткосрочных внутрироссийских командировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "к/р" хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке;

- о загранкомандировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "кз"; хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до передачи в архив.

Копии приказов передаются в Департамент бюджетной политики и финансов.