3.15. Подготовка документов, направляемых представителям иностранных государств

3.15.1. В Министерстве приняты следующие виды документов международной переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

- личное письмо;

- письмо организации

3.15.2. Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на бланке Министерства, предназначенном для оформления иностранной почты. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

3.15.3. Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на письмо организации отвечают письмом организации, на личное письмо - личным письмом и т.п.

3.15.4. Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

3.15.5. На копии документа, врученного иностранному представителю на беседе, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

3.15.6. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Регистрацию и отправку документов осуществляют сотрудники Департамента внешнеэкономических отношений Министерства.

3.15.7. Личное письмо является самым распространенным документом в переписке Министерства с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо.

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Например:

Уважаемый господин И.Фамилия или Уважаемая госпожа И.Фамилия

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Например:

С глубоким уважением, или С уважением,

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из имени и фамилии, должности и печатается от правого поля. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 15.

3.15.8. Письмо организации посылается в иностранное посольство в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на письмо организации.

Оно печатается на международном бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки.

Текст таких писем составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

"Министерство промышленности и торговли Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или "почтение") Посольству Исландии и имеет честь ..." (далее идет текст ноты).

Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики, необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

"Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)".

Письмо организации не подписывается, на ней ставится гербовая печать Министерства.

Адрес в письме указывается в левом нижнем углу на первой странице документа, независимо от количества страниц.

Образец оформления письма организации представлен в приложении N 16.