VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Перечень сведений ограниченного распространения, порядок отнесения служебной информации к разряду информации ограниченного распространения и снятия грифа ограничения доступа к информации предусматриваются приказом Минпромторга России от 10.04.2014 N 666.

8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с п. 2.3.19 настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" или "ДСП") и номер экземпляра.

Указанная пометка проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе изданий.

При необходимости (по усмотрению руководства Министерства) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают срок ограничения доступа к документу.

8.4. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с п. 2.3.15 настоящей Инструкции.

8.5. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в подразделении.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров и фамилия исполнителя. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов уничтожаются.

8.6. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом организационного обеспечения Административного департамента.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "ДСП".

8.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется отделом организационного обеспечения Административного департамента фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба, ведущая учет этих документов.

При отправке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам (более 4) исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

8.8. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения Министра, его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Передача документов с пометкой "ДСП" сотрудникам подразделений осуществляется по служебной записке с разрешения соответствующего руководителя.

8.9. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только Административным департаментом с обязательной отметкой в соответствующих регистрационных карточках. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

8.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

8.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководства Министерства (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

8.12. Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта направляются в Административный департамент и Отдел безопасности.

8.13. В случае утраты документов или дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и дела с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в регистрационных карточках.

8.14. При снятии грифа ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа. Запись подтверждается подписью сотрудника Административного департамента, занимающегося учетом и хранением документов с грифом "Для служебного пользования".

8.15. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

Результаты проверки оформляются актом.

8.16. В случае ликвидации Министерства решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.