5.4. Организация обработки и передачи исходящих документов, подготовленных на бумажном носителе

5.4.1. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Министру и требующие согласования с его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, либо подготовленные за подписью заместителя Министра, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений сотрудникам секретариатов соответствующих заместителей Министра.

Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Министру, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений или сотрудниками секретариатов заместителей Министра уполномоченному лицу Административного департамента.

5.4.2. Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с указаниями по исполнению документа руководства Министерства и структурного подразделения-исполнителя, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа и другие документы, связанные с его подготовкой.

5.4.3. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю Министра, просматриваются и визируются помощником заместителя Министра. При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений, правильность и полнота выполнения указания по исполнению документа, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).

5.4.4. Уполномоченное лицо Административного департамента проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений, правильность и полнота выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей Министра, корректора (если письмо передается на подпись Министру), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

5.4.5. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Министру или его заместителю.

5.4.6. Все исходящие документы Министерства подлежат обязательной регистрации в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Министерства и на отправку не принимается.

5.4.7. Исходящие документы, подписанные Министром, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений и их заместителями, регистрируются централизованно в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

5.4.8. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.

Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, соисполнителями, заместителями Министра и корректором (если документ подписывается Министром).

Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов Министерства).

После регистрации исходящие документы направляются адресатам, визовые экземпляры документов, подписанных Министром или его заместителями, вместе с приложениями формируются сотрудниками отдела организационного обеспечения в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются структурному подразделению-исполнителю, визовые экземпляры документов, подписанных руководителями структурных подразделений или их заместителями, вместе с приложениями формируются делопроизводителями этих подразделений в дела согласно утвержденной номенклатуре дел.

5.4.9. Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) "Верно" и подписи сотрудника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.

5.4.10. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно отделом организационного обеспечения Административного департамента.

5.4.11. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке не принимаются.

5.4.12. Утратил силу. - Приказ Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080.

5.4.13. На участке отправки отдела организационного обеспечения проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).

Абзац исключен. - Приказ Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080.

5.4.14. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем подразделения) указателя рассылки. Копия указателя рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, отправленные с нарочным (сотрудником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или директора Административного департамента.

5.4.15. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа "Подлинный экземпляр получил на руки").

При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом, кроме подписи и даты получения указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка "по доверенности" и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.

5.4.16. Документы, отправляемые Министерством, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО). При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах, один из которых остается в Административном департаменте.

Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму: на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч. визовой) - на стандартном листе бумаги формата A4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.

Отправка документов в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, государственные органы и организации осуществляется по МЭДО. Переписка по МЭДО происходит только с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами и организациями, включенными в указанную систему и имеющими специальные настройки.

Не подлежат отправке по системе МЭДО:

- документы с пометкой "Для служебного пользования";

- документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4;

- документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

5.4.17. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.