9.5. Подготовка и передача документов на ведомственное хранение

9.5.1. В отдел архива Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

9.5.2. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в отдел архива не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях вопрос о передаче на архивное хранение отдельных категорий документов со сроком хранения 5 - 10 лет, значительные объемы которых образуются в подразделениях в течение года, решается директором Административного департамента, исходя из наличия свободных архивных площадей.

9.5.3. Передача дел в отдел архива осуществляется по графику, составленному отделом архива, согласованному с руководителем структурного подразделения и утвержденному директором Административного департамента.

9.5.4. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в отдел архива сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

Дела в отдел архива доставляются сотрудниками структурных подразделений по установленным правилам.

9.5.5. Прием каждого дела производится сотрудником отдела архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.

Вместе с делами в отдел архива передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись дел отдел архива оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на шесть месяцев по акту.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение-правопреемник или в отдел архива независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.

Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела архива в Государственный архив Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

28 октября 2014 г.