3.11. Служебные письма

3.11.1. Служебные письма готовятся как:

- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы на парламентские или депутатские запросы;

- ответы на обращения граждан и различных организаций;

- инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

3.11.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием по исполнению документа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению документа.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.11.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Порядок применения бланков Министерства при подготовке служебных писем и распорядительных документов, перечень документов, подписываемых Министром, заместителя Министра и руководителями структурных подразделений представлены в приложении N 9.

3.11.4. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации.

Например:

3.11.5. На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, ему направляется копия указателя рассылки.

3.11.6. Адресование писем оформляется согласно п. 2.3.10.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе, либо если это письмо - ответ на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три самостоятельных ответа - доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.

В соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, проекты законодательных актов вносятся в Правительство Российской Федерации за подписью Министра, либо лицом, его замещающим.

В том случае, если Министерство является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

или

Датой письма является дата его подписания.

Заголовок к тексту письма оформляется согласно п. 2.3.13. К тексту документа, состоящего менее чем из десяти строк, заголовок не составляется.

В письме-ответе на специальной строке бланка ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно дается ссылка на номер и дату документа-запроса. Наличие этого реквизита исключает упоминание номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При подготовке документов на основании поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

О .......

____________________

Поручение Правительства Российской

Федерации от 00.00.0000 N АА-П5-0000

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 тп) и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен быть точным, не допускать различных толкований. Основные требования к тексту изложены в п. 2.3.14.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов, если они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. При необходимости обращения одновременно по нескольким разнородным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.

Следует употреблять только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения "РФ" вместо "Российская Федерация". Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Министерства, либо от первого лица множественного числа. Например: "Министерство промышленности и торговли Российской Федерации рассмотрело... ", "Минпромторг России считает ...", "Сообщаем ...", "Направляем ...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то возможно изложение текста от первого лица единственного числа: "прошу ... ", "направляю ... ", "считаю необходимым".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, констатация фактов, сложившейся ситуации, ссылка на другие документы.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом через 1,5 межстрочных интервала как и весь текст, например:

Уважаемый Петр Петрович!

Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Вторая часть, начинающаяся с абзаца, содержит заключения, выводы, предложения, просьбу или отказ и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В заключительной части могут использоваться слова: "просит" (письмо-запрос), "направляет", "представляет" (сопроводительное письмо), "сообщает" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой и пишется, как правило, от руки должностным лицом, подписывающим письмо.

Приложения к письмам оформляются в соответствии с п. 2.3.15. Отметка о наличии приложения печатается с красной строки в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

Приложения справочного характера, подготовленные на бумажных носителях, подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и оформляется согласно п. 2.3.16.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с п. 2.3.18.

На документах, направляемых в судебные органы: отзывы, ходатайства, возражения, заявления, доверенности отметка об исполнителе может проставляться только на визовом экземпляре.

3.11.7. Служебные письма должны быть краткими, как правило, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ или обоснование предложения, - пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.11.8. Право подписи служебных писем устанавливается в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться и порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.11.9. Второй экземпляр проекта письма, подготовленного на бумажном носителе, визируется в нижней части лицевой стороны листа.

Проекты писем визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором оно готовилось, руководителями подразделений-соисполнителей (согласно указанию по исполнению документа руководства Министерства), а также корректором, уполномоченным лицом Административного департамента и заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей, если оно будет подписываться Министром.

3.11.10. Служебные письма за подписью Министра или его заместителей, оформляющиеся на бумажном носителе, готовятся не менее чем в трех экземплярах: адресату, Административному департаменту и подразделению, готовившему документ (исполнителю). Третий экземпляр также визируется исполнителем и его непосредственным руководителем.

Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

3.11.11. После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, подписанных Министром или его заместителями, а также первые экземпляры информационных (инструктивных) писем формируются в дела в отделе организационного обеспечения Административного департамента, где хранятся до передачи в архив.

Письма, подписанные руководителями структурных подразделений Министерства или их заместителями, регистрируются в отделе организационного обеспечения Административного департамента. Визовые экземпляры писем вместе с основаниями формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводителями этих подразделений.

Образец оформления письма приведен в приложении N 10.