2.2.2.1. Планирование закупок

2.2.2.1. Планирование закупок.

Процесс планирования закупок должен быть организован таким образом, чтобы закупочные процедуры обеспечивали своевременное удовлетворение потребностей структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений организации.

Задачами планирования закупочной деятельности является:

установление номенклатуры планируемой к закупке продукции;

определение порядка очередности проведения закупок продукции для эффективного осуществления непосредственных функций;

планирование мероприятий по расширению участия в закупках юридических и физических лиц, включая своевременное извещение таких лиц о планируемых закупках продукции, сроках и условиях проведения закупок.

В организации должен быть задокументирован процесс планирования, определены структурные подразделения, принимающие участие в этом процессе, также ожидаемые результаты их деятельности. Кроме того, организация должна обеспечить согласование процесса планирования закупок с процессом бюджетирования организации.

┌────────────────┐ ┌────────────────┐

│Согласование (3)│ │Согласование (4)│

└────────────────┘ └────────────────┘

┌────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌─────────────┐

│ Финансовое │<──────────────>│ Подразделение по │<─>│ Руководство │

│ подразделение │ ┌─────┐ │планированию закупок│ │ │

└───────┬────────┘ │ ┌───┤>└────────────────┬───┘ └─────────────┘

│ │ │ ┌─┘ ┌────────┴────────────┐

┌────────┴───────────┐ │ │ │ │Номенклатура, объемы,│

│Доведение бюджетных │ ┌──┴─┴─┴──────────┐│ сроки, определение │

│ лимитов (1) │ │Анализ рынка, ││ способа закупок (5) │

└────────┬───────────┘ │сведения о │└────────┬────────────┘

│ ┌────┤потребностях и их│ \/

\/ │ │стоимости, пред- │┌───────────────────┐

┌────────────────┐│┌───┤ложения по спосо-││ Подразделение по │

│ Структурные ├┘│ │бу определения ││ осуществлению │

│ подразделения │ │ ┌─┤поставщика (2) ││ закупок │

│ (потребители) │ │ │ └─────────────────┘└───────────────────┘

└────────────────┘ │ │

┌────────────────┐ │ │

│ Структурные │ │ │

│ подразделения ├─┘ │

│ (потребители) │ │

└────────────────┘ │

┌────────────────┐ │

│ Структурные │ │

│ подразделения ├───┘

│ (потребители) │

└────────────────┘

Рисунок 3. Схема процесса планирования закупок

В общем виде процесс планирования закупок представлен на рис. 3, этапы этого процесса обозначены прямоугольниками белого цвета и пронумерованы.

Каждый из этапов планирования закупочной деятельности организации должен быть задокументирован в части, касающейся описания исходного состояния, содержания работ и результата их выполнения, сроков реализации этапа, поставщиков (в том числе поставщиков информации) и потребителей.

Например, на этапе 1 "Доведение бюджетных лимитов" исходной информацией для структурных подразделений является направляемая финансовым подразделением информация о выделяемых средствах на очередной финансовый период (либо на выполнение определенной задачи), которая в то же время представляет собой результат работы финансового подразделения на предыдущем этапе по распределению лимитов между структурными подразделениями при формировании бюджета организации. Структурные подразделения на основе этой информации определяют свои потребности в материально-технических ресурсах и передает информацию о потребностях, а также об их ориентировочной стоимости и предпочтительном способе определения поставщика (как результат работы на этапе 1 и исходная информация для этапа 2) в подразделение по планированию закупок.

В этом случае финансовое подразделение является потребителем информации органа управления организацией и поставщиком результатов своей работы по распределению и доведению бюджетных лимитов для структурных подразделений, которые в свою очередь являются потребителями информации финансового подразделения и поставщиками сведений о своих потребностях для подразделения, отвечающего за организацию закупочной деятельности, и т.д.

Описание этапов работ должно также содержать порядок разрешения спорных ситуаций, возникающих между структурными подразделениями в процессе планирования, а в описании этапа согласования и утверждения плана закупок, как заключительного этапа планирования, - распределение полномочий и ответственности руководителей подразделений и организации при согласовании и утверждении плана закупок.

2.2.2. Управление процессами закупочной деятельности 2.2.2.2. Выбор способа закупки