2.1. Общие требования

Система управления закупочной деятельностью - совокупность организационно-штатной структуры организации (с распределением полномочий и ответственности подразделений и (или) должностных лиц), технических средств и материальных ресурсов, необходимых для осуществления комплекса взаимосвязанных процедур и процессов по организации и обеспечению закупочной деятельности, охватывающих все стадии закупок от планирования до исполнения договоров и оценки эффективности, а также для учета и контроля этой деятельности.

Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему управления закупочной деятельностью, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящих Методических рекомендаций.

В ходе этой работы организация должна:

а) определять процессы, необходимые для функционирования системы управления закупочной деятельностью, и их применение во всей организации;

б) определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

в) определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении указанных процессов, так и при управлении ими;

г) обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержания этих процессов и их мониторинга;

д) осуществлять мониторинг процессов и измерения, где это возможно, а также анализ этих процессов;

е) принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов;

ж) осуществлять менеджмент процессов, необходимых для системы управления закупочной деятельностью, в соответствии с требованиями настоящих Методических рекомендаций.

В случае, если организация решает передать сторонним организациям выполнение некоторых процессов, она должна определить порядок управления такими процессами или обеспечить совместное управление ими в случае, если передаваемые сторонним организациям процессы влияют на результаты закупочной деятельности организации и на соответствие этих результатов установленным требованиям.

При этом вид и степень управления организацией процессами, переданными сторонним организациям, должны быть определены в системе управления закупочной деятельностью, так как ответственность за конечные результаты закупочной деятельности возлагается на саму организацию.