2.2.4. Механизмы контроля

В целях эффективной реализации процессов в систему управления закупочной деятельностью должны быть внедрены механизмы контроля, позволяющие осуществлять оценку результативности задействованных в закупочной деятельности структурных подразделений, а также выявлять несоответствие действий этих структурных подразделений требованиям политики в области организации закупочной деятельности и иных руководящих документов.

В целях создания наиболее эффективной системы контроля, обеспечивающей не только контроль за функционированием системы управления закупочной деятельностью, но и подготовку предложений по ее развитию, представляется целесообразным внедрить в систему контроля закупочной деятельности два механизма:

механизм разрешения споров, возникающих в процессе осуществления закупки и выполнения условий договора;

внутренний аудит системы менеджмента качества организации.

В функции механизма разрешения споров входит контроль за соблюдением требований и процедур, предусмотренных руководящими документами организации в сфере закупочной деятельности, ответственными за осуществление закупок структурным подразделением и коллегиальным органом (закупочной комиссией).

Данный механизм позволяет выявить на ранней стадии несоответствие результата установленным требованиям, и как следствие, минимизировать риски недостижения целей осуществляемой закупки, а также риски нарушения законодательства в сфере закупочной деятельности.

В функции внутреннего аудита системы менеджмента качества входят осуществление контроля и оценка эффективности системы управления закупочной деятельностью в целом, а также всех ее элементов и процессов.

В Методических рекомендациях необходимо предусмотреть описание организационных особенностей аудита, регламент проведения аудита и его предмет. Основным требованием к формированию организационно-функциональной структуры, осуществляющей функции аудита, является обеспечение его независимости от структурных подразделений, деятельность которых подвергается аудиту.

Предметом аудита может являться:

а) оценка функционирования системы управления закупочной деятельностью в целях определения ее эффективности для достижения целей деятельности организации;

б) оценка соответствия процессов, осуществляемых в рамках системы управления закупочной деятельностью, целям деятельности организации;

в) оценка соответствия действий структурных подразделений, осуществляющих закупочную деятельность, требованиям руководящих документов;

г) оценка эффективности мероприятий по управлению документацией и управлению записями;

д) оценка результативности деятельности структурных подразделений;

е) определение направлений развития системы менеджмента качества организации в части закупочной деятельности.

Организации необходимо определить требования к формированию отчетов аудиторов, а также предусмотреть механизм доведения результата аудита до руководства организации.