4. Организации работы с формализованными обращениями в структурных подразделениях ТНО

4.1. Начальник структурного подразделения, получив поручение о рассмотрении формализованного обращения, в срок не более одного часа с момента поступления РК формализованного обращения в БД "Канцелярия отдела" направляет его сотруднику структурного подразделения для рассмотрения по существу поставленных вопросов и подготовки ответа налогоплательщику.

4.2. В ходе подготовки ответа налогоплательщику структурное подразделение - ответственный исполнитель может направлять запросы о предоставлении информации как в другие отделы ТНО, так и в иные органы (организации, должностным лицам).

Если вопросы, поставленные в формализованном обращении, затрагивают сферы деятельности нескольких отделов, то начальник структурного подразделения направляет запросы в отделы-соисполнители, которые обязаны предоставить заключение не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации формализованного обращения в БД "Канцелярия ЗГ" СЭД.

РК запросов должны быть связаны с РК формализованного обращения, при этом переключатель "Списать в дело связанные входящие документы" выключен.

4.3. Если в течение 5 рабочих дней на формализованное обращение не представляется возможным дать полный и исчерпывающий ответ по существу поставленных вопросов, заявителю по электронной почте (при наличии) направляется экспресс-ответ, шаблон которого определен п. 1.3 настоящего порядка. Шаблоны ответов по типовым ЖС размещены в регистрационной карточке формализованного обращения (далее - РК) в БД "Канцелярия ЗГ" СЭД.

Экспресс-ответ на бумажном носителе без бланка подписывается начальником структурного подразделения ТНО, ответственного за направление ответа налогоплательщику. Налогоплательщику на адрес его электронной почты (в случае ее наличия) экспресс-ответ направляется в формате Word. В случае, если налогоплательщиком указан способ получения ответа "Ответ направить почтой по адресу, имеющемуся в Инспекции", экспресс-ответ не направляется.

4.4. Для отправки экспресс-ответа в БД "Канцелярия отдела" СЭД исполнителем создается РК исходящего документа путем выбора функции (кнопки) экспресс-ответ на панели действий в РК формализованного обращения. В появившейся РК экспресс-ответа в поле "Документ" вкладывается файл экспресс-ответа в формате Word, в поле "Дело" выбирается номенклатура дела, в котором впоследствии будет регистрироваться окончательный ответ на обращение, в поле "Подписал" выбирается фамилия начальника структурного подразделения, подписавшего экспресс-ответ, на закладке "Доп. информация" устанавливается значение "Без бланка". После нажатия кнопки "Отправить заявителю" на панели действий РК экспресс-ответа автоматически присваивается регистрационный номер "б/н" от текущей даты и РК экспресс-ответа направляется заявителю на адрес электронной почты, указанный в обращении, непосредственно из БД "Канцелярия отдела" СЭД (минуя БД "Исходящие"). Переключатель "Списать в дело связанные входящие документы" выключен.

4.5. Если в течение 5 рабочих дней на формализованное обращение подготовлен полный и исчерпывающий ответ за подписью должностного лица ТНО по существу поставленных вопросов, в БД "Канцелярия отдела" СЭД создается РК ответа, которая должна быть связана с РК Формализованного интернет-обращения, при этом переключатель "Списать в дело связанные входящие документы" включен (помечен символом "V").

После заполнения всех необходимых полей, РК ответа направляется в БД "Исходящие" на регистрацию и отправку. В появившемся окне "Результат рассмотрения" исполнителю необходимо выбрать нужное значение.

4.6. Оригинал подписанного начальником (заместителем начальника) ТНО ответа заявителю предоставляется исполнителем в подразделение ДОУ для регистрации и отправки. Регистрация и отправка ответа на формализованное обращение осуществляется при условии, что РК ответа связана исполнителем в БД "Канцелярия отдела" СЭД с РК формализованного обращения.

4.7. Ответ заявителю направляется способом, указанным в формализованном обращении (в форме сканированного документа, содержащего регистрационные номер и дату ответа, в формате "TIF" или "PDF", либо в бумажном виде на актуальный адрес, имеющийся в ТНО).

4.8. Если подготовленный ответственным исполнителем ответ содержит сведения о заявителе, составляющие охраняемую законом тайну, то заявителю направляются два ответа:

- на электронный адрес заявителя (при наличии) направляется уведомление о том, что ответ по существу поставленного в обращении вопроса, содержит сведения, содержащие охраняемую законом тайну (ч. 4 ст. 16 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. ст. 32, 102 Налогового кодекса Российской Федерации, ст. ст. 7, 16 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных") и ответ по существу вопроса направлен на бумажном носителе по почтовому адресу;

- на почтовый адрес направляется ответ по существу вопросов, указанных заявителем в формализованном обращении.