Организация рабочего дня и документооборота

50. Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

В учреждениях банков устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота:

а) приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня (это время называется операционным днем). Расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка, а при обработке информации на ЭВМ - по согласованию с руководством ВЦ.

Обязательной отсылке в банк плательщика в тот же день подлежат платежные требования, сданные в банк не позднее чем за 2 часа до окончания рабочего дня банка. Платежные требования, принятые на инкассо в последние 2 часа рабочего дня, могут отсылаться в банк плательщика на следующий день. При этом дата платежных требований не исправляется.

Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики), из которых документы вынимаются не реже одного раза в час. Документы, поступившие в банк, направляются внутренним порядком на обработку соответствующим учетно-операционным работникам. Если документы по какой-либо причине не могут быть приняты к исполнению, то об этом извещаются клиенты.

Для регулирования операционной нагрузки в каждом учреждении банка устанавливается график приема документов от основных клиентов, постоянно представляющих в банк значительное количество платежных документов.

Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

б) оплата всех расчетно-денежных документов, включая по отчислениям в бюджет и выплате заработной платы, с расчетных и текущих счетов производится за счет средств на этих счетах с соблюдением календарной очередности поступления расчетных документов (наступления сроков платежей). Для удовлетворения имеющихся претензий к счету используются суммы поступлений на расчетный (текущий) счет в течение операционного дня (по документам, поступившим к работнику, ведущему счет плательщика);

в) передача информации с документов на ВЦ, ИВС производится равномерно в течение всего операционного дня и должна завершаться, как правило, за 2-3 часа до окончания рабочего дня. Руководители областных управлений банков по согласованию с ВЦ (ИВС) могут устанавливать более позднее время завершения передачи информации.

Для передачи информации на ВЦ (ИВС) в отделении банка производится раскладка документов по группам (пачкам) в соответствии с установленными макетами перфорации;

г) передача в МСБ лицевых счетов и подлежащих отражению в них документов производится по мере обработки последнего документа по каждому балансовому и внебалансовому счету и завершается, как правило, в течение одного часа после окончания операционного дня.

Передаваемые в МСБ документы должны быть подобраны по балансовым счетам, а внутри них - в порядке восходящих номеров лицевых счетов. По каждому лицевому счету документы группируются для записи по кредиту и дебету отдельно;

д) расчетно-денежные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банка по почте, подлежат сдаче предприятию связи в день завершения операции. При печатании авизо по МФО на ВЦ сдача их предприятию связи должна производиться не позднее дня поступления этих авизо в учреждение банка.

С учетом изложенного, в каждом учреждении банка устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций и время прохождения документов по всем участкам их обработки. График документооборота утверждается руководителем учреждения банка.

Примерные указания по организации рабочего дня банка приведены в приложении N 4.