Внутрибанковский контроль

51. При приеме денежно - расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.

(в ред. письма Госбанка СССР от 31.08.90 N 320)

52. По указанным ниже счетам и операциям должны быть проверены и подписаны контролирующим работником:

а) расчетно-денежные документы:

- при выдаче лимитированных и нелимитированных чековых книжек и справок и акцепте платежных поручений. В подтверждение произведенной проверки подписываются заявления или поручения клиентов по этим операциям, а также надписи на выдаваемых чековых книжках и справках и акцептуемых поручениях. В таком же порядке проверяются операции по оформлению дополнительного лимита по лимитированным чековым книжкам и справкам;

(в ред. письма Госбанка СССР от 31.08.90 N 320)

- по операциям, производимым без поручений (требований) клиентов или распоряжений по кредитным операциям, предусмотренным инструкциями по расчетам и кредитованию, в частности, ордера по списанию суммы пени, не взысканной одновременно с основным платежом; ордера по перечислениям с субсчетов, кроме субсчетов по профвзносам и соцстраху; ордера по переадресовке и возврату сумм, авизованных по МФО;

- на высылку дубликатов авизо по межфилиальным оборотам и повторных дубликатов авизо по МФО;

- по счету "Расходы по выплате пенсий и пособий колхозникам";

б) расчетно-денежные документы и записи в аналитическом учете:

- по счетам вкладов граждан и военнослужащих;

- по взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций;

- по счетам драгоценных металлов; основных средств банка, малоценных и быстроизнашивающихся предметов; расчетов с хозрасчетными предприятиями банка; дебиторов и кредиторов банка (только по дебету); сумм, перечисленных по МФО, до выяснения; хозяйственных материалов; расходов будущих периодов; операционных и разных доходов и расходов; расходов на содержание аппарата управления банка; не квитующихся сумм по МФО; по внебалансовым счетам марок государственной пошлины, разных ценностей и документов (в части списания ценностей) и бланков строгой отчетности;

- операциям по текущим субсчетам и транзитным счетам Советского фонда мира, Советского фонда культуры и других общественных фондов, а также счетам по разницам в ценах на продукцию;

- по текущим счетам уполномоченных;

- по лицевым счетам выплат по пенсиям и счетам государственного бюджета в случаях, предусмотренных инструкцией Госбанка СССР по кассовому исполнению Государственного бюджета СССР;

- по ссудным счетам индивидуальных заемщиков;

- по другим счетам и операциям по отдельным решениям Банков СССР.

53. Ордера по счетам фондов банка, иностранных операций, драгоценных металлов, подкреплений и излишков касс в пути, прибылей и убытков, по внебалансовому счету долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера и авизо по закрытию счетов по МФО, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись главного бухгалтера или его заместителя.

Ордера по иностранным операциям в учреждениях банка, где имеются отделы иностранных операций, подписываются контрольной подписью начальников этих отделов.

Ордера на прием и отсылку денег и других ценностей, хранящихся в кладовой, и ордера по операциям с резервными фондами должны быть подписаны, кроме исполнителей и главного бухгалтера, также руководителем учреждения банка и заведующим кассой.

Сводные ордера, составляемые в управлении (республиканском банке) Госбанка СССР на перечисление в конце дня по МФО сумм выпуска и изъятия денег из обращения, подписываются бухгалтерским работником, ведущим учет эмиссионных операций, начальником отдела (управления) денежного обращения и главным бухгалтером.

54. По операциям, связанным с перечислением средств в другие учреждения банка для отнесения на счета, указанные в п. 52 и 53, авизо по МФО подписываются также соответствующим контролирующим работником.

55. При совершении безналичных банковских операций должны соблюдаться основные правила документооборота и контроля, изложенные в настоящем разделе.

Ответственный исполнитель, ведущий дебетуемый счет, принимает документ к проводу после проверки правильности оформления документа, в т.ч. соответствия подписей и оттиска печати распорядителей счетом заявленным образцам и возможности списания его суммы со счета. В удостоверение этой проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию (копии), предварительно убедившись в их тождестве.

При перечислении средств с одного счета на другой в том же учреждении банка по операциям и счетам, не требующим дополнительного контроля, ответственный исполнитель первые экземпляры документов передает в отдел (группу) контроля или подкладывает к соответствующим лицевым счетам плательщиков, а вторые экземпляры передает ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый счет.

Работник, ведущий кредитуемый счет, проверяет наличие и подлинность подписи ответственного исполнителя, ведущего дебетуемый счет, на полученной им копии документа или на отрезной части копии сводного документа и, убедившись в правильности оформления операции, подбирает полученные копии по номерам лицевых счетов и хранит их до получения разработок от ВЦ, ИВС или подкладывает полученные копии к кредитованному лицевому счету для совершения записей в МСБ. Копии документов в последующем прилагаются к выпискам из лицевых счетов.

56. В тех случаях, когда операции по счетам подлежат дополнительному контролю, ответственный исполнитель, оформивший своей подписью документы по безналичному перечислению средств с одного счета на другой, передает оба экземпляра документов контролеру.

Контролер проверяет правильность оформления операции, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает их и первый экземпляр направляет на обработку по отражению операций по дебету, а второй экземпляр - ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый лицевой счет.

57. Кассовые расходные операции, выполняемые ответственными исполнителями, контролируются централизованно контролером, рабочее место которого размещается по возможности в непосредственной близости от кассы. Этот контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих операционных работников и контролера банка;

- внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

58. Кассовый журнал по расходу может составляться на бланках 0482054 или 0482056 в одном или двух экземплярах соответственно.

При ведении учета на клавишных вычислительных машинах копии кассового расходного журнала разрезаются на ленты, подписываются контролером по кассовым расходным операциям и используются для записи в лицевые счета.

По усмотрению руководителя учреждения банка допускается (при ведении учета в МСБ) устанавливать порядок заполнения к каждому денежному чеку ремарок с указанием номера счета, с которого оплачивается чек, номера чека и его суммы. Заполненные ремарки проверяются ответственным исполнителем и заверяются его подписью. При составлении ремарок кассовый журнал по расходу ведется на бланках 0482054 в одном экземпляре.

При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ или ПВМ для передачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения либо, при незначительном объеме операций, одновременно все листы кассового журнала после сверки оборотов с кассой.

59. Порядок направления контролером кассовых расходных документов в кассу для оплаты - под расписку кассира в разносной книге или кассовом журнале - устанавливается главным бухгалтером учреждения банка. Разносная книга ведется по следующей форме:

Дата указывается в начале записей за день.

Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первом экземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов в кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника, который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок в первый экземпляр.

Если рабочее место лица, контролирующего кассовые расходные операции, находится рядом с кассой либо соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством, то по усмотрению руководителя учреждения банка может быть установлен порядок передачи кассовых расходных документов контролером кассиру без его расписки.

60. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые записываются в лицевые счета вкладчиков до приема денег.

Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, подписывается им, заносится в кассовый журнал (0482054), составляемый на клавишной вычислительной машине, и передается в кассу с выписанной квитанцией за подписью ответственного исполнителя. При приеме денег от работников банка для зачисления на счета внутрибанковского значения приходный кассовый ордер выписывается в двух экземплярах, из которых один заменяет квитанцию.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков 0402001 с подписью кассира, свидетельствующей о приеме им денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу и делает в кассовом журнале условную отметку о возврате этого документа, после чего передает его на обработку по отражению операции в бухгалтерском учете или подкладывает к соответствующему лицевому счету.

Кассовый журнал по приходу кассы можно вести централизованно.

Суммы государственных доходов и платежей по обязательному окладному страхованию, поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал на основании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов), составляемого в конце дня ответственным исполнителем на основании оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов.

61. Кассовый журнал по приходу по операциям вечерней кассы разрешается составлять на листе бумаги на счетной машине в двух экземплярах с выведением частных итогов по лицевым счетам и общего итога по журналу с тем, чтобы записи в лицевые счета производить итоговыми суммами. Вторые экземпляры журнала, разрезанного на ленты, после проверки записей в лицевые счета прилагаются вместе с ордерами к объявлениям о взносе денег в вечернюю кассу к выпискам из лицевых счетов. Правильность заполнения этих ордеров проверяется бухгалтером-контролером вечерней кассы, а при применении кассовых аппаратов - ответственными исполнителями утром следующего дня. Факт этой проверки удостоверяется подписью бухгалтера-контролера или ответственного исполнителя на ордере к объявлению 0402001 или уведомлении к объявлению 0402002.

62. Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих подписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные операции, а также правомерности исправления номеров счетов клиентов на расчетно-денежных документах возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на ВЦ (ИВС). В учреждениях банков, учет которых механизирован на клавишных вычислительных машинах, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя учреждения банка. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка, а также возможных изменений номеров счетов клиентов, которые могут вноситься в расчетно-денежные документы работниками банка. Перечни, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

63. Для проверки подлинности подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно-денежных документах соответствующие работники должны иметь образцы их подписей.

Контролеры должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которым пользуются ответственные исполнители.

В карточках образцов подписей и печатей клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных банком данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

64. При оформлении открытия расчетного, текущего или бюджетного счета главный бухгалтер или его заместитель принимает представляемые клиентом документы, проверяет их соответствие установленным правилам и передает руководителю учреждения банка для разрешения открытия счета. После открытия счета карточки образцов подписей и оттиска печати передаются соответствующим работникам банка.

При замене документов (карточек с образцами подписей и других) по действующим расчетным, текущим и бюджетным счетам документы принимаются ответственными исполнителями, которые представляют эти документы вместе с отменяемыми главному бухгалтеру или его заместителю либо начальнику отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью.

В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязан возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться также подтверждение остатка средств на счете на день закрытия.

65. Неиспользованные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другое учреждение банка, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, который должен немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. Лишь после этого чеки передаются соответствующему операционному работнику, который обязан составить ордер на закрытие счета и представить его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю.

Неиспользованные чеки из лимитированных книжек при наличии остатка лимита принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке ответственным исполнителем или контролером операционной бригады, который проверяет и подписывает платежное поручение на закрытие лицевого счета по лимитированной чековой книжке.

66. При закрытии расчетного, текущего или бюджетного счета по распоряжению учреждения банка и зачислении остатка соответствующих средств на счет "Прочие дебиторы и кредиторы" главный бухгалтер учреждения банка или его заместитель обязан тщательно проверить по документам все записи в закрываемом счете со дня вручения клиенту последней выписки из счета, убедиться в правильности выведенного окончательного остатка и сделать об этом соответствующую отметку в закрываемом лицевом счете за своей подписью. Выдача остатка с этого счета может быть произведена в течение срока исковой давности, причем должны быть истребованы книжки с неиспользованными корешками и чеками.

67. Для предупреждения задержек в перечислении средств с субсчетов главный бухгалтер должен организовать строгий контроль за срочными перечислениями, пользуясь для этого табелем сроков перечисления средств с субсчетов, выписки из которого должны быть у каждого работника, выполняющего эти операции и осуществляющего за ними контроль.

68. Руководители учреждений банков обязаны обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов учреждения банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя учреждения банка или, по его усмотрению, у главного бухгалтера. Штампы, кроме угловых (бланковых), в эту книгу не включаются.

Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка.

69. Жалобы на действия работников банка и другие письма принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) банка или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены путем вывешивания объявлений. Операционным работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

70. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель учреждения банка, наряду с общим наблюдением за состоянием учетно-операционной работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, отсылки расчетно-денежных документов иногородним и одногородним банкам.

71. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы.

При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций.

В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.

Состав работников, привлекаемых к проведению последующих проверок, помимо специальных инспекторов по контролю, заместителей главного бухгалтера и начальников отделов (групп), определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых учреждением банка операций.

72. Результаты последующих проверок должны оформляться краткими справками; руководители учреждений банков обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующей проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников учетно-операционного аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.