Хранение бухгалтерских документов

111. Учреждения банков обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров учреждений банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников учреждений банков и вневедомственной охраны; распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

112. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

Допускается формирование мемориальных документов в порядке возрастания номеров кредитованных счетов, а также по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

По счету "Ответные МФО" в папку с мемориальными документами помещаются первые экземпляры журнала-описи, используемые в качестве мемориальных ордеров, а также ордера по квитовке МФО.

Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по ссудам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине и сумма их сверяется с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы. Если общие итоги не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

Внебалансовые документы также подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерскими журналами.

113. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. Если документы сформированы по пачкам, их подсчет может производиться по итогам лент подсчета пачек, однако работник, формировавший документы, должен убедиться в том, что в сшиве находятся все документы, по которым произведены за день бухгалтерские операции.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

114. Документы за истекший день должны быть оформлены в указанном выше порядке не позднее чем на следующий день. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

115. Документы, подлежащие более длительному хранению, а также относящиеся к внутрибанковским операциям, должны помещаться в отдельные папки:

1) по вкладам граждан и вкладам военнослужащих;

2) по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой и по расчетам в иностранной валюте;

3) по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка;

4) по ссудам на индивидуальное жилищное строительство и другие цели, выдаваемым индивидуальным заемщикам;

5) кассовые документы.

В папках документов первых двух групп вместе с мемориальными документами помещаются внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним, а также подлинные авизо, поступившие от других учреждений банка (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов "А"), а в папку первой и четвертой групп помещаются также и подлинные кассовые документы.

Эти документы формируются, как правило, ежедневно, количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам - также старшего кассира.

По усмотрению главных бухгалтеров кассовые документы длительного срока хранения могут формироваться отдельно от мемориальных. Допускается также формировать эти документы раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу.

В папку с документами по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т.д.).

В учреждениях банков с небольшим объемом операций допускается по усмотрению руководителя учреждения документы с длительным сроком хранения формировать по истечении года за истекший год. В таком случае до окончания года эти документы должны подбираться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.

При формировании документов с длительными сроками хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за данный день, а на обложке папки указывается общая сумма документов по дебету и кредиту каждого балансового счета, сверенная с данными бухгалтерского учета.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого небалансового счета, хранящихся в отдельных папках.

116. Работники, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить полную их сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера, его заместителя или начальника отдела.

117. Обязательному хранению подлежат:

А. В кладовой или в несгораемых шкафах:

а) оформленные надлежащими подписями копия годового отчета за истекший год и месячный баланс за последний истекший месяц со всеми к ним приложениями;

б) сводки оборотов и остатков (бухгалтерские, кассовые журналы) и ежедневные балансы за текущий месяц;

в) проверочные ведомости на первое число текущего месяца;

г) действующие лицевые счета по вкладам граждан;

д) кассовые документы за последние двенадцать месяцев;

е) мемориальные документы за текущий месяц;

ж) журналы 0489008 по счетам учета зданий и сооружений, хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Б. В железных шкафах, сундуках или ящиках в охраняемом помещении:

а) картотеки действующих лицевых счетов (кроме лицевых счетов по вкладам), операционные журналы, книги, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;

б) картотеки действующих и архивных пенсионных листов и поручений на единовременную выплату пенсий и пособий;

в) действующие картотеки по ответным МФО, по расчетным документам и срочным обязательствам по ссудам;

г) расходные расписания и бюджетные поручения.

118. Все документы по эмиссионным операциям, послужившие основанием для бухгалтерских проводок по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам, хранятся в хронологическом порядке в отдельных папках (делах) и брошюруются в зависимости от количества документов ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

В отделениях банка заводятся две папки. В первой помещаются разрешительные телеграммы на выпуск денег в обращение и подтверждения других учреждений банка о получении денежных билетов и монеты и зачислении их в резервные фонды. Эта папка хранится в кладовой, а при отсутствии кладовой - в несгораемом шкафу. Во вторую папку помещаются полученные задания на вложение денег в резервные фонды, копии заявок на подкрепление оборотной кассы и другие документы по эмиссионным операциям. Эта папка хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу.

В управлениях банков в областях (АССР, краях) заводятся три папки, в которые помещаются соответственно:

а) полученные разрешения на выпуск денег в обращение; ведомости распределения по подчиненным учреждениям банков сумм, разрешенных к выпуску в обращение, а также распределенных в порядке регулирования кассовых ресурсов внутри области (края, республики); копии разрешительных телеграмм учреждениям банка на выпуск денег в обращение и заявки последних на подкрепление оборотной кассы;

б) телеграммы и почтовые авизо учреждений банков о перечислениях из резервных фондов в оборотную кассу и из оборотной кассы в резервные фонды, а также об аннулировании неиспользованных разрешений, копии телеграмм управления Правлению Госбанка СССР на перечисление остатков по счету учета расчетов между учреждениями банка по эмиссионным операциям и об аннулировании неиспользованных разрешений, задания на вложения денег в резервные фонды;

в) уведомления учреждений банков о получении подкреплений резервных фондов, отчетность учреждений по резервным фондам и копии рекламаций, полученных по отчетности.

По усмотрению главного бухгалтера учреждения банка при большом объеме эмиссионных операций могут быть заведены дополнительные папки для помещения в них копий разрешительных телеграмм учреждениям банков на выпуск денег в обращение, заданий на вложение денег в резервные фонды, подтверждений о их получении и др.

Эти папки хранятся в отделе (управлении) денежного обращения в несгораемом шкафу.

119. Заявления клиентов об открытии им счетов со всеми необходимыми документами на открытие счетов должны храниться в отдельном деле по каждому клиенту; никаких изъятий документов из таких дел не допускается.

В это же дело помещаются переписка об изменении права подписи и документы, определяющие полномочия на распоряжение счетом, заявления-обязательства об открытии ссудных счетов, а также копии распоряжений об открытии расчетных субсчетов. Каждому делу присваивается тот же номер, который присвоен расчетному, текущему или бюджетному счету хозоргана.

Допускается также хранение указанных документов в общих папках по группам клиентуры (сельсоветы, школы и т.п.). При этом документы каждой организации отделяются прокладкой с указанием названия организации.

Хранение документов по оформлению счетов возлагается на главного бухгалтера или его заместителя. Дела эти должны храниться в запирающихся шкафах. Действующие образцы подписей должны храниться в запирающихся картотеках у операционных работников.

Утратившие силу документы по оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров таких карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

120. Все материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, сквитованные карточки по МФО и пр.) до сдачи их в архив учреждениями банков должны храниться в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном стеллажами и железными шкафами. Этот текущий архив находится в ведении специально выделенного работника, ответственного за сохранность документов.

Этот же работник должен ведать документами, хранящимися в бухгалтерии в несгораемых и железных шкафах из-за недостатка мест в кладовой.

121. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Сотрудник учреждения банка, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.

Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.

122. Изъятие мемориальных документов производится только с разрешения руководителя учреждения банка по письменным требованиям судебных и следственных органов, органов народного контроля, арбитража или вышестоящего учреждения банка.

Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованиям судебных или следственных органов в связи с уголовными делами.

При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.

Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без подписи представителя учреждения, приславшего требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу.

В случаях одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт или протокол на все изъятые документы с включением перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта или протокола, а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие.

Учреждения банков по письменной просьбе ревизоров КРУ Минфина СССР и других ревизующих органов обязаны сообщать им перечень открытых расчетных, текущих, бюджетных и других счетов ревизуемой организации, а также в необходимых случаях предоставлять ревизующим возможность сличать предъявленные им ревизуемой организацией выписки банка из расчетных, текущих, бюджетных и других счетов с записями по этим счетам. В случае расхождения записей в них с подлинными записями в учреждении банка, ревизующий составляет акт, который подписывается ревизующим, главным бухгалтером учреждения банка и главным бухгалтером ревизуемой организации.