4.1. Делопроизводство при рассмотрении обращений в Секретариате Конституционного Суда

4.1.1. В процессе рассмотрения обращений Секретариатом Конституционного Суда формируются следующие документы: ответы заявителю, заключения (справки) по обращению для его передачи судьям для предварительного изучения в соответствии со статьей 41 Федерального конституционного закона "О Конституционном Суде Российской Федерации".

4.1.2. Переписка с заявителями по поводу обращений осуществляется Секретариатом Конституционного Суда и Представительством на бланке Секретариата Конституционного Суда за подписью исполнителя (либо по решению начальника соответствующего подразделения за его подписью) с указанием должности, инициалов и фамилии подписавшего. Форма бланка Секретариата Конституционного Суда утверждается Председателем Конституционного Суда.

4.1.3. При рассмотрении обращения исполнителями создаются внутренние документы по обращению, наименование которых в электронных папках обращений АИС "Судоделопроизводство" в целях унификации должно соответствовать установленному формату:

где: а - фамилия и инициалы заявителя (кратко - наименование заявителя-юрлица);

б - кратко - предмет обжалования;

в - фамилия и инициалы исполнителя (если это заключение или справка, подготовленные несколькими исполнителями, указывается несколько исполнителей).

4.1.4. Заключения (справки) готовятся отраслевыми управлениями Секретариата Конституционного Суда по обращениям, требующим, по мнению управления, изучения судьями в порядке статьи 41 Федерального конституционного закона "О Конституционном Суде Российской Федерации", и подписываются начальником (заместителем начальника) управления с указанием исполнителя в тексте документа и даты подготовки материала.

Заключения (справки) по обращениям оформляются на стандартных листах бумаги формата A4. В заголовке к тексту документа указывается наименование документа. Они подписываются начальником (заместителем начальника) управления. В случае совместной подготовки документа двумя управлениями их подписи располагают на одном уровне (строке). При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается подпись документа с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности. На следующей строке после наименования должности подписавшего должна быть напечатана дата подготовки аналитического документа.

4.1.5. Текст документов, как правило, оформляется шрифтом Times New Roman размером 14 с межстрочным полуторным интервалом, с выравниванием текста по ширине (кроме заголовков, а также иных структурных элементов текста, выравниваемых в соответствии с настоящей Инструкцией и общеупотребительными правилами). Начало абзаца устанавливается через 12,5 мм от границы левого поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее поле.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы вверху страницы справа.

При ссылке в тексте документа на правовой акт указывается вид акта, дата его принятия, номер и название.

При ссылке на иные документы указывается вид документа, дата, номер и его наименование (или краткое описание содержания, если нет наименования).

Адрес на исходящем документе-ответе размещается в правом верхнем углу текстового поля бланка с выравниванием по левому краю с одинарным межстрочным интервалом, между адресом и фамилией адресата - пустая строка.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания фамилии должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в наименование должности адресата.

При наличии приложения к документу на него делается ссылка ниже текста документа, например: Приложение: на 4 л.

При необходимости указывается наименование приложения и количество листов по каждому наименованию, например: Приложение: на 15 л., справка, чек-ордер об уплате государственной пошлины от 12 января 2009 года.

4.1.6. Первые экземпляры исходящих документов подписываются соответствующими должностными лицами. Если документ отправляется в несколько адресов, то все отправляемые экземпляры документа подписываются соответствующим должностным лицом.

Подпись отделяется от текста пустой строкой (либо несколькими), в состав подписи входят: наименование должности лица, его личная подпись и ее расшифровка.

Если документ подготовлен на бланке Секретариата Конституционного Суда, в составе подписи наименование "Секретариат Конституционного Суда Российской Федерации" не указывается.

4.1.7. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, а само обращение передается на временное хранение в ООД с пометкой "в дело".

4.1.8. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит передаче на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (в случае, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

4.1.9. При поступлении материалов от заявителя без обращения в Конституционный Суд и не содержащих каких-либо требований, исполнитель осуществляет возврат материалов с уведомлением заявителя об отсутствии требований к Конституционному Суду.

4.1.10. Если обращение явно не подведомственно Конституционному Суду, оно может быть направлено в государственные органы или организации, компетентные решать поставленные в нем вопросы. Конституционный Суд не обязан осуществлять пересылку материалов по просьбам граждан в случае, если заявитель заведомо обращается не по подведомственности.

4.1.11. Зарегистрированные в ООД обращения с учетными карточками и предыдущей перепиской с заявителем (при ее наличии) принимаются делопроизводителем Отдела писем.

В АИС "Судоделопроизводство" в ЭРК поступивших в Отдел писем обращений делопроизводитель Отдела писем заполняет карточку "Резолюция" по каждому обращению и передает обращения на рассмотрение исполнителям.

4.1.12. При работе с обращениями в АИС "Судоделопроизводство" исполнитель Отдела писем заполняет в ЭРК обращения разделы: "Тип документа", "Вид заявителя", "Содержание", также выбирает тему в рубрике "Тематика". При направлении обращения в отраслевое управление делопроизводитель Отдела писем в ЭРК обращения заполняет рубрику "Обжалуемые статьи".

4.1.13. При поступлении в Конституционный Суд обращения о неполучении заявителем ответа исполнитель по обращению проверяет данные заявителя в АИС "Судоделопроизводство". В случае если обращений от этого заявителя в Конституционный Суд не поступало, то исполнитель по обращению через делопроизводителя направляет запрос в ООД о составлении акта об отсутствии ранее зарегистрированных обращений от заявителя.

Сотрудник ООД составляет акт об отсутствии ранее зарегистрированных обращений от заявителя за соответствующий период (Приложение 5), копия которого направляется исполнителем по обращению заявителю с ответом заявителю о непоступлении его обращения в Конституционный Суд.

4.1.14. В случае осуществления возврата почтой ответа Конституционного Суда, что свидетельствует о неполучении заявителем ответа, делопроизводитель ставит пометку на конверте "в дело", свою подпись, дату и передает ответ с приложенными материалами в ООД.

Если заявитель обращается с просьбой направить повторно ответ в его адрес и при этом уже поступил возврат с почты, исполнитель готовит ответ с уведомлением о том, что ответ был ранее направлен, с приложением запрашиваемого заявителем ответа и копии конверта, в котором возврат поступил.

Если заявитель обращается с просьбой направить повторно ответ в его адрес и при этом возврата с почты не поступало, исполнитель готовит ответ с уведомлением о том, что ответ был ранее направлен, с приложением копии запрашиваемого заявителем ответа.

4.1.15. Если в соответствии с распределением обязанностей по работе с обращениями между Отделом писем и отраслевыми управлениями обращение подлежит передаче в отраслевое управление, исполнитель Отдела писем передает исполненное обращение делопроизводителю для редактирования карточки документа в АИС "Судоделопроизводство" и передачи обращения в ООД, Делопроизводитель отраслевого управления принимает от сотрудника ООД зарегистрированные и отсканированные обращения (прием регистрируется через режим "Движение" АИС "Судоделопроизводство").

При приеме обращения в управлении проверяется наличие приложений к нему.

4.1.16. Если при работе с обращением будет обнаружена ошибка в данных ЭРК этого обращения, то по требованию сотрудника - исполнителя по обращению сотрудником ООД вносятся необходимые исправления.

4.1.17. При подготовке ответа на обращение исполнитель создает в АИС "Судоделопроизводство" электронную папку с наименованием, содержащим входящий номер обращения (обращений этого заявителя) и Ф.И.О. (либо наименование) заявителя, куда помещает ЭРК входящего документа-обращения; создает в электронной папке обращения ЭРК внутреннего документа-ответа с файлом текста ответа. После этого исполнитель по обращению передает оформленные документы делопроизводителю своего подразделения для регистрации результатов рассмотрения обращения.

4.1.18. При отправке заявителю ответа прикладываются все направленные заявителем в Конституционный Суд документы, в том числе оригиналы правоприменительных документов и документ об уплате заявителем государственной пошлины со справкой о ее возврате за подписью руководителя Секретариата Конституционного Суда (Приложение 19).

При этом один экземпляр обращения списывается "в дело" исполнителем и передается на хранение в ООД вместе с копией ответа заявителю и копией справки о возврате государственной пошлины.

4.1.19. Ответ заявителю о возврате обращения в случае его отзыва на стадии рассмотрения в подразделении Секретариата Конституционного Суда готовится исполнителем по обращению за подписью начальника подразделения Секретариата Конституционного Суда.

4.1.20. Ответ на зарегистрированное обращение, поступившее в Конституционный Суд в электронном виде на "Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ", не заверенное УКЭП, готовится сотрудником Отдела писем, ответственным за работу с общим почтовым ящиком Конституционного Суда, и направляется заявителю также в электронном виде.

В АИС "Судоделопроизводство" ответственный за работу с общим почтовым ящиком Конституционного Суда создает электронную папку с наименованием, содержащим входящий номер обращения и Ф.И.О. (либо наименование) заявителя, куда помещает ЭРК входящего документа-обращения; создает в электронной папке обращения ЭРК внутреннего документа-ответа с файлом текста ответа.

Ответственный за работу с общим почтовым ящиком Конституционного Суда распечатывает направляемый ответ, визирует его и передает делопроизводителю Отдела писем для регистрации результатов рассмотрения обращения.

4.1.21. На обращение заявителя, поступившее в электронном виде и являющееся вопросом о порядке и условиях обращения в Конституционный Суд, о ходе рассмотрения ранее присланного обращения заявителя, дается ответ справочного характера в электронном виде с "Общего почтового ящика электронной почты КС РФ" без его регистрации в АИС "Судоделопроизводство".

4.1.22. Ответы на обращения, поступившие в Конституционный Суд в электронном виде на "Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ" и заверенные УКЭП, или обращения, поданные через личный кабинет, направляются заявителю также в электронном виде соответственно по электронной почте Конституционного Суда или через личный кабинет заявителя.

Подготовка ответа заявителю осуществляется в обычном порядке на бланке Секретариата Конституционного Суда, после чего ответ сканируется в Отделе писем, и дальнейшие действия в АИС "Судоделопроизводство" описаны в пункте 4.1.17 настоящей Инструкции.

4.1.23. Результаты рассмотрения обращений должны быть зарегистрированы в АИС "Судоделопроизводство".

4.1.24. Делопроизводитель по результатам рассмотрения обращения исполнителем принимает документы (обращение с приложенными материалами), в АИС "Судоделопроизводство" снимает назначенное поручение с контроля (закрытие резолюции), осуществляет проверку заполнения рубрик в ЭРК обращения.

4.1.25. Если исполнителем подготовлен ответ на обращение, делопроизводитель проверяет наличие созданной электронной папки документа и размещение в ней ЭРК внутреннего документа с файлом ответа, передает документы для отправки ответа заявителю в ООД. Делопроизводитель регистрирует передачу обращения в ООД через режим "Движение" АИС "Судоделопроизводство" - для отправки ответа на обращение и списания "в дело".

4.1.26. Если обращение соответствует требованиям Федерального конституционного закона "О Конституционном Суде Российской Федерации", исполнитель управления готовит заключение (справку) по этому обращению.

4.1.27. Начальник управления (заместитель начальника) подписывает заключение (справку), подготовленное исполнителем управления по обращению, с указанием исполнителя и даты подписания в тексте документа.

4.1.28. После согласования руководителем Секретариата Конституционного Суда подготовленного заключения (справки) обращение с подготовленными по нему материалами передается в Секретариат Председателя Конституционного Суда.

Перед передачей обращения исполнители либо делопроизводители управлений, в которых подготовлены документы по обращению, в АИС "Судоделопроизводство" создают в электронной папке обращения ЭРК внутренних документов с файлами текстов подготовленных документов. Если заключение подготовлено по нескольким обращениям разных заявителей, то электронные папки обращений разных заявителей в управлении не объединяются, а в электронной папке обращения каждого заявителя создаются ЭРК внутренних документов с одинаковыми файлами текстов подготовленных управлением (управлениями) документов.

Секретариат Председателя Конституционного Суда передает поступившее из Секретариата Конституционного Суда обращение с заключением (справкой) управления (управлений) на изучение судье (судьям), которому (которым) Председатель Конституционного Суда поручил предварительное изучение этого обращения. При передаче обращения судье для предварительного изучения электронная папка обращения через режим "Движение" в АИС "Судоделопроизводство" направляется адресату.