3.2. Экспертиза ценности документов

3.2.1. Экспертизой ценности документов является изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности подлежат все документы, образовавшиеся в деятельности Конституционного Суда, независимо от видов носителей.

Для проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности Конституционного Суда, в Конституционном Суде создана постоянно действующая ЭК. Организация работы ЭК определяется положением, согласованным ЭПК ГА Российской Федерации и утвержденным заместителем Председателя Конституционного Суда.

Экспертиза ценности документов проводится: на стадии делопроизводства в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства; в Архиве Конституционного Суда при подготовке к передаче дел на постоянное государственное хранение.

На стадии делопроизводства экспертиза ценности документов проводится: при составлении Номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при передаче дел в Архив Конституционного Суда.

3.2.2. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, ежегодно осуществляет экспертизу ценности документов.

Сотрудник подразделения осуществляет отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Конституционного Суда, временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Отбор дел производится на основании Номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при отборе дел для составления описей дел в структурном подразделении.

По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении производится составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

3.2.3. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в процессе экспертизы ценности документов отбирает документы, сроки хранения которых истекли.

На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, срок которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и составлении на них актов.

По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении сотрудником подразделения составляется предложение (акт) о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

На основе предложений (актов) структурных подразделений в Архиве Конституционного Суда составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 13), и передается на рассмотрение ЭК.

3.2.4. Архивом Конституционного Суда представляются на рассмотрение ЭК описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК производится согласование.

Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и описи дел постоянного хранения, согласованные ЭПК ГА Российской Федерации, утверждаются заместителем Председателя Конституционного Суда, курирующим делопроизводство.

Документы, выделенные по Акту к уничтожению, передаются сотрудниками подразделений на уничтожение в Управлении делами по приемо-сдаточной накладной. Документы, выделенные к уничтожению в Управлении государственной службы и кадров, уничтожаются этим управлением, без передачи в Управление делами.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях.