4. Хранение документов

4.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив учреждения должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

4.2. Порядок хранения журналов - ордеров, вспомогательных к ним ведомостей и первичных документов должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.

4.3. Все журналы - ордера за отчетный период необходимо переплетать (подшивать в папку) с соблюдением последовательности их нумерации. Журналы - ордера хранятся отдельно от первичных документов.

4.4. Документы должны переплетаться (подшиваться в папки) по соответствующим журналам - ордерам в порядке последовательности записи в них. Кассовые, авансовые, товарные, материальные отчеты и реестры, выписки Госбанка, группировочные, аналитические и контрольные ведомости хранятся вместе с относящимися к ним документами.

К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу - ордеру или ведомости, должна прилагаться справка для архивного хранения.

4.5. При наличии небольшого наличия документов, относящихся к операциям, сгруппированным в одном журнале, допускается переплет (подшивка) их в одну папку по нескольким журналам - ордерам, но с обязательным разделением документов одного журнала от документов другого журнала твердой прокладкой.

Ведомости (разработочные таблицы) хранятся вместе с документами, относящимися к журналам - ордерам или ведомостям, в которые производились записи на основе этих документов и ведомостей.

Расчетные ведомости по заработной плате хранятся в отдельной папке по месяцам, кварталам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.

4.6. На папках приводятся наименование учреждения, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала - ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Папки для хранения журналов - ордеров и ведомостей следует изготовлять по формату последних, с внутренними корешками в них (в виде узких полосок). К каждому корешку приклеивается бланк журнала - ордера или ведомости в хронологической последовательности.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

4.7. Ведение архива возлагается на заведующего группой (сектором) или работника этой группы (сектора) централизованной бухгалтерии, а в аптеках и на работника учетно - контрольной группы (сектора), при отсутствии его - руководителя аптечного учреждения.

Архив ведется по существующим положениям о порядке его ведения и хранения.

Начальник Главного аптечного

управления Минздрава СССР

А.Д.АПАЗОВ

Начальник Отдела бухгалтерского учета

и отчетности - Главный бухгалтер

В.И.ВЛАДИМИРОВА