II. Особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния

8. Органы, осуществляющие в соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" государственную регистрацию актов гражданского состояния (далее - органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния), в которых хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи их в государственный архив.

Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.

Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации (приложение N 3 к настоящему Порядку).

9. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и подлежащих передаче в государственные архивы на постоянное хранение, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранящихся в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.

10. Если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

11. В случае, если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, отсутствуют некоторые записи актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

12. В случае, если актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не сохранились, актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, уничтожению не подлежат.

13. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки (приложение N 4 к настоящему Порядку), которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 5 к настоящему Порядку).