3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

- в СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N" и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N" и "Дата исходящего";

- регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

- в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

- передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы-архиватора и проверяет:

- наличие файла ДСП-документа, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

- соответствие оформления файлов установленным требованиям;

- правильность адресата;

- для ДСП-документа в форме электронного документа - наличие файла УКЭП к документу, подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

- распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

- для ДСП-документа в форме электронного документа - на бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" <1> и подпись;

- на бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" <1> и подпись.

--------------------------------

<1> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N...".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), принятые по ЭП оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.