МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО

ПРИКАЗ

от 21 декабря 2018 г. N 421

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

В ПРИКАЗ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ОТ 27 МАЯ 2011 Г. N 206

"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА"

В связи со служебной необходимостью приказываю:

1. Внести в приказ Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. N 206 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства" (в редакции приказов Федерального казначейства от 27 апреля 2012 г. N 176, от 10 декабря 2013 г. N 287, от 28 апреля 2014 г. N 84) (далее - Приказ) следующее изменение:

в пункте 2 Приказа слова "управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации" заменить словами "территориальных органов Федерального казначейства".

2. Внести в Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденную Приказом (далее - Инструкция), следующие изменения:

2.1. В пункте 1.6 Инструкции слова "(Административный Отдел, Отдел кадровой и административной работы)" исключить.

2.2. Раздел II Инструкции изложить в следующей редакции:

"II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭП);

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа Федерального казначейства;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

сканирование документа - получение электронной копии документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.".

2.3. Пункт 3.1.1 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

"При создании электронных документов в ППО АСД используются электронные шаблоны бланков документов.".

2.4. В абзаце первом пункта 3.1.4 Инструкции слова "Административно-хозяйственной службой на основании заявок Службы делопроизводства на их изготовление" исключить.

2.5. В абзаце втором пункта 3.2.7 Инструкции:

слова "состоит из цифрового обозначения" заменить словами "состоит из двузначного цифрового обозначения";

слова "в деле" исключить.

2.6. В пункте 3.2.9 Инструкции:

абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

";

абзац шестой изложить в следующей редакции:

"Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный номер 35442).";

абзац восьмой исключить.

2.7. Пункт 3.2.10 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.10. Наименование либо аннотация документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк) или оформленных на бланках формата A5.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.

Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.".

2.8. Пункт 3.2.12 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.12. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении документов, имеющих приложения к ним (служебные (сопроводительные) письма, приказы, планы, отчеты, договоры, положения, правила, инструкции и др. документы).

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно. При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

В служебных (сопроводительных) письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если приложения сброшюрованы, то в отметке о приложении количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

На приложении (прилагаемом документе) к служебному (сопроводительному) письму отметка о том, что этот документ является приложением к данному письму, может не проставляться.

На приложениях к приказам (правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений к документу несколько, они нумеруются, если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, например:

".

2.9. В абзаце пятом пункта 3.2.14 Инструкции слова "(Приложение N 4)" исключить.

2.10. В пункте 3.2.15 Инструкции:

в абзаце втором слова "личная подпись" заменить словами "личная подпись/электронная подпись";

абзац третий исключить.

2.11. Пункт 3.2.19 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка может дополняться наименованием должности и структурного подразделения исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева и может быть оформлена шрифтом меньшего размера.".

2.12. Пункт 3.2.20 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются на документе (в заголовочной части документа), на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или могут быть внесены непосредственно в ППО АСД.

Указания по исполнению включают фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату.".

2.13. Абзац четвертый пункта 3.2.22 Инструкции после слов "Технологического регламента" дополнить словами "работы с документами в ППО АСД территориальных органов Федерального казначейства (далее - Технологический регламент)".

2.14. Пункт 3.2.24 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.24. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице служебного (сопроводительного) письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа.".

2.15. В пункте 4.2.4 Инструкции:

в абзаце первом слова "Юридического и Административного" заменить словами "Юридического и Административно-финансового";

абзац четвертый исключить.

2.16. В пункте 4.2.5 Инструкции слова "Датой приказа является дата его подписания." исключить.

2.17. Абзац второй пункта 4.2.6 Инструкции изложить в следующей редакции:

"Приказы по кадровым и финансовым вопросам (в том числе об утверждении штатного расписания), приказы с отметкой "ДСП" сканированию не подлежат. Их копии направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки на бумажных носителях.".

2.18. В пункте 4.2.7 Инструкции:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из символа "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "л/с" для приказов по личному составу; индекса "а" для приказов по административно-хозяйственным вопросам и т.п.).";

абзац третий после слов "межстрочный интервал" дополнить словами "и выравнивается по центру";

абзац пятый исключить;

в абзаце шестом слова "Times New Roman" исключить;

абзац четырнадцатый изложить в следующей редакции:

"Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату и проставляются на листе согласования на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к проекту приказа (Приложение N 4). В случае если процедура согласования проекта приказа осуществлялась в электронном виде, лист согласования распечатывается из ППО АСД в форме таблицы, предусмотренной программным продуктом.".

2.19. В пункте 4.3.3 Инструкции слова "Times New Roman" исключить.

2.20. В абзаце первом пункта 4.4.2 Инструкции слова "указываются инициалы, фамилии" заменить словами "указываются фамилии, инициалы".

2.21. Абзацы первый и второй пункта 4.4.3 Инструкции изложить в следующей редакции:

"4.4.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего (председателя), фамилии и инициалы присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

".

2.22. В абзаце третьем пункта 4.5.2 Инструкции слова "и частных лиц" исключить.

2.23. В абзаце первом пункта 4.5.3 Инструкции слова "Times New Roman" исключить.

2.24. В абзаце первом пункта 4.5.4 Инструкции слова "(далее - руководство территориального органа)" заменить словами "(далее - руководство территориального органа Федерального казначейства)".

2.25. Абзац шестой пункта 4.5.5 Инструкции исключить.

2.26. В абзаце втором пункта 4.5.7 Инструкции слова "Отметка о конфиденциальности" заменить словами "Гриф ограничения доступа к документу".

2.27. В пункте 4.6.4 Инструкции слова "цифровой", "работы с документами в ППО АСД территориальных органов Федерального казначейства (далее - Технологический регламент)" исключить.

2.28. В абзаце втором пункта 5.1.3 Инструкции после слов "территориальных органов" символ "," (запятая) исключить.

2.29. Абзацы четвертый и пятый пункта 5.1.5 Инструкции изложить в следующей редакции:

"обращений граждан и организаций - в журнале "Обращения граждан и организаций";

ответов на обращения граждан и организаций - в журнале "Ответы на обращения граждан и организаций";".

2.30. Абзац второй пункта 5.2.1 Инструкции изложить в следующей редакции:

"К документам, не подлежащим регистрации, относятся следующие документы, поступающие без сопроводительных писем: поздравительные письма (телеграммы, открытки), пригласительные билеты, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы рекламного характера, печатные издания.".

2.31. Абзац первый пункта 5.2.3 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.2.3. Конверты с документами вскрываются в Службе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью "Лично", "Конфиденциально" (иными аналогичными отметками), которые вскрываются адресатом отправления.".

2.32. В абзаце втором пункта 5.2.5 Инструкции слова "ключа ЭЦП" заменить словами "ключа ЭП".

2.33. Абзац пятый пункта 5.3.2 Инструкции изложить в следующей редакции:

"обращения граждан и организаций.".

2.34. В пункте 5.4.4 Инструкции:

в абзаце первом слова "в журнале "Входящая корреспонденция", "Жалобы и обращения граждан" исключить;

в абзаце втором слова "ЭЦП документа" заменить словами "ЭП документа".

2.35. Пункт 5.4.6 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.4.6. Сканирование документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом. Документы с пометкой "Для служебного пользования", нотариально заверенные документы, скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии), неформатные и другие объемные документы, а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.".

2.36. Пункт 5.5.7 Инструкции после слова "Указания" дополнить словами "руководителя территориального органа Федерального казначейства".

2.37. Абзац седьмой пункта 5.5.8 Инструкции изложить в следующей редакции:

"Указания заместителя руководителя территориального органа Федерального казначейства по исполнению документа формируются в ППО АСД и направляются на исполнение лицам, поименованным в указаниях по исполнению документов.".

2.38. Пункт 5.5.9 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.5.9. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями по исполнению руководства территориального органа Федерального казначейства осуществляется с помощью ППО АСД и включает в себя еженедельный доклад руководству территориального органа Федерального казначейства информации о ходе исполнения документов, справок о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.".

2.39. В пункте 5.5.10 Инструкции слова "делопроизводители получают в Службе делопроизводства" заменить словами "передаются Службой делопроизводства".

2.40. Пункт 5.6.2 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.6.2. Проекты документов территориальных органов Федерального казначейства готовятся на бланках (шаблонах бланков) в соответствии с образцами бланков, утвержденными настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.".

2.41. Пункт 5.6.4 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.6.4. Все процессы работы с отправляемыми документами осуществляются в ППО АСД в соответствии с Технологическим регламентом.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" отправляются только на бумажном носителе.".

2.42. Пункт 5.6.5 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.6.5. Отправка многоадресных писем (писем, отправляемых более чем в четыре адреса) осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа. В случае если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается для отправки в необходимом количестве экземпляров.".

2.43. Пункт 5.7.1 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.7.1. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса), другие документы, подписанные руководителем территориального органа Федерального казначейства, подлежат регистрации в Службе делопроизводства.".

2.44. В пункте 5.7.4 Инструкции слова "Ответы на жалобы и обращения граждан" заменить словами "Ответы на обращения граждан и организаций".

2.45. Пункт 5.7.7 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.7.7. Организация поисковой системы по отправляемым документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в соответствующих журналах регистрации в ППО АСД.".

2.46. В пункте 5.8.4 Инструкции слова "об отправке документов фельдъегерской связью" заменить словами "о способе отправки документов".

2.47. Пункты 5.9.2 - 5.9.4 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.9.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляется посредством ППО АСД в соответствии с Технологическим регламентом.

5.9.3. Внутренние документы регистрируются децентрализовано в отделах территориального органа Федерального казначейства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.9.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по ППО АСД путем создания неконтрольного сообщения "Письмо".".

2.48. В абзаце третьем пункта 5.9.7 Инструкции слова "в отделе кадров (кадровой службе)" заменить словами "в кадровой службе".

2.49. Пункт 5.9.8 Инструкции изложить в следующей редакции:

"5.9.8. Регистрация приказов по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам осуществляется в журналах регистрации "Приказы по основной деятельности", "Приказы ДСП", "Приказы по административным вопросам" в ППО АСД. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (с учетом ограничений, установленных п. 4.2.6 настоящей Инструкции). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.".

2.50. Пункт 5.9.9 Инструкции после слов "по ППО АСД" дополнить словами "(с учетом ограничений, установленных п. 4.2.6 настоящей Инструкции)".

2.51. Пункт 5.10.3 Инструкции исключить.

2.52. В пункте 6.1.12 Инструкции слова "и подразделов" исключить.

2.53. В пункте 6.1.14 Инструкции:

в абзаце третьем слова "Например: 07-04/10, где 07 - цифровой код отдела, 04 - номер дела по номенклатуре дел, 10 - порядковый номер документа в деле" заменить словами "Например: 07-04, где 07 - цифровой код отдела, 04 - номер дела по номенклатуре дел";

в абзаце седьмом слова ", указание "Электронные документы", например: Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы" исключить.

2.54. Абзац двенадцатый пункта 6.2.6 Инструкции изложить в следующей редакции:

"Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Федерального казначейства и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.".

2.55. Абзац первый пункта 6.3.19 Инструкции изложить в следующей редакции:

"6.3.19. Годовой раздел сводной описи по личному составу составляется по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный номер 38830).".

2.56. Абзац двадцать первый пункта 6.3.22 Инструкции изложить в следующей редакции:

"Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 50, Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".".

2.57. В пункте 7.1 Инструкции:

в абзаце третьем слова "электронные образы" заменить словами "электронные копии";

в абзаце четвертом слова "оттиска печати и" исключить.

2.58. В абзаце первом пункта 7.4 Инструкции слова "электронного образа" заменить словами "электронной копии".

2.59. В пунктах 7.4, 7.5, 7.6 Инструкции слова "электронной цифровой подписи" заменить словами "электронной подписи".

2.60. В пункте 7.7 Инструкции слова "подлинности ЭЦП" заменить словами "подлинности ЭП".

2.61. Пункт 7.8 Инструкции изложить в следующей редакции:

"7.8. Подготовка к рассмотрению, согласованию, подписанию электронных документов осуществляется исполнителями в соответствии с Технологическим регламентом.".

2.62. Пункты 7.11 - 7.13 Инструкции изложить в следующей редакции:

"7.11. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется, если это не установлено отдельными соглашениями о взаимодействии или порядками направления информации.

7.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе не допускается.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

7.13. Изготовление бумажных копий электронных документов, при необходимости, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства.".

2.63. В пункте 9.1.2 Инструкции и в приложениях N 10, 11, 13, 14 к Инструкции слова "Административный отдел" в соответствующем падеже заменить словами "Административно-финансовый отдел" в соответствующем падеже.

2.64. В приложении N 4 к Инструкции слова "Начальник Административного отдела (Отдела кадровой и административной работы)" заменить словами "Начальник Административно-финансового отдела".

2.65. В приложении N 6 к Инструкции слова "И.О. Фамилия" заменить словами "Фамилия И.О.".

2.66. Приложение N 7 к Инструкции изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

Руководитель

Р.Е.АРТЮХИН

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

21 декабря 2018 г.