4.5. Служебная переписка

4.5.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

4.5.2. Служебные письма территориальных органов Федерального казначейства готовятся:

как ответы на поручения Федерального казначейства;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий, граждан;

как сопроводительные письма и запросы;

как инициативные письма.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом размером N 14 через 1 или 1,5 интервала; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес Федерального казначейства и управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, отправляемых посредством ППО АСД, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Российской Федерации) в соответствии с Приложением N 8.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.

Служебное письмо составляется на русском языке.

4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства (далее - руководство территориального органа Федерального казначейства), начальниками отделов.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указаниях по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя) территориального органа Федерального казначейства. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

4.5.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Управление Федерального казначейства по Тульской области считает...", "Управление Федерального казначейства по Красноярскому краю рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и (или) "С уважением, ..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства. Право подписи служебных писем начальниками отделов территориальных органов Федерального казначейства устанавливается в положениях об отделах и в должностных регламентах начальников отделов.

4.5.7. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью территориального органа Федерального казначейства.

В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".