5.3. Прием, обработка и распределение входящих документов

5.3.1. Поступающие в Министерство документы принимаются, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение, осуществляемые централизованно отделом организационного обеспечения Административного департамента.

Документы, поступившие фельдсвязью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной Министра сотрудниками секретариата Министра или дежурными Административного департамента.

Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Сотрудник отдела организационного обеспечения, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на каждом листе описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, визовой подшивается в дело отдела организационного обеспечения. Расписка в реестре (описи) за получение корреспонденции заверяется оттиском печати Министерства с текстом внутри "Административный департамент. Для документов" или "Административный департамент. Для пакетов".

При приеме нарочной корреспонденции после проверки на обороте последнего листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Министерство.

5.3.2. Служебные документы, поступившие в приемную Министра, его заместителей или непосредственно в структурные подразделения, минуя Административный департамент, подлежат обязательной передаче в отдел организационного обеспечения указанного Департамента для регистрации.

Служебная корреспонденция, полученная сотрудниками Министерства на совещаниях в федеральных органах исполнительной власти, собраниях акционеров, заседаниях советов директоров или судебных заседаниях либо поступившая по факсу, подлежит обязательной передаче в течение суток на регистрацию в отдел организационного обеспечения Административного департамента. При этом на обороте первого листа документа в левом нижнем углу делается отметка, в которой указываются дата и обстоятельства получения документа, должность, подпись, инициалы, фамилия сотрудника, получившего документ, и дата записи.

Например:

При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Министерства не принимается.

5.3.3. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "вручить лично", вскрываются.

Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта (приложение N 20).

При нарушении целостности упаковки документов сотрудник отдела организационного обеспечения Административного департамента проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются через 2 рабочих дня.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

обязательно - к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте более чем на два рабочих дня;

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

5.3.4. При отсутствии приложений либо отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер) документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта (приложение N 20).

При обнаружении повреждений или отсутствии документов составляется акт об отсутствии (или повреждении) документов (приложений) в почтовом отправлении в двух экземплярах (приложение N 20). Один экземпляр акта направляется отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

5.3.5. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- повестки дня заседания коллегии Министерства и материалы к заседаниям;

- материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и комиссий Правительства Российской Федерации;

- задания и отчеты сотрудников по командировкам;

- сводки и справки по контролю исполнения поручений;

- поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

- программы семинаров, конференций, симпозиумов и подобных мероприятий;

- бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов;

- работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения;

- коммерческие предложения;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет);

- статистические сборники и информационные справочники;

- счета организаций;

- образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок;

- месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

- документы по материально-техническому обеспечению;

- формы статистической отчетности;

- бухгалтерские документы по внутренним расчетам;

- унифицированные формы;

- бланки документов;

- графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков;

- сводки о движении личного состава;

- извещения об отпусках и командировках;

- учебные планы и программы учебных заведений Министерства;

- документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию;

- заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

5.3.6. Работа с незарегистрированными документами не допускается, за исключением документов, указанных в п. 5.3.5.

На каждый документ в СЭДО заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с п. 6.2.

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭДО осуществляется связка с ними.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп.

5.3.7. После присвоения поступившим документам регистрационного номера и нанесения штрих-кода документы сканируются.

Электронный образ документа (далее - сканобраз) присоединяется к его регистрационной карточке.

Не подлежат сканированию следующие документы:

- содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "конфиденциально";

- содержащие кадровую информацию и персональные данные, в том числе о государственных гражданских служащих Минпромторга России;

- первичные учетные документы бюджетного учета, указанные в графике документооборота к Учетной политике Минпромторга России;

- прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (свыше 15 листов);

- объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов;

- оформленные на листах иного, кроме A4, формата;

- оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

5.3.8. Зарегистрированные документы на имя Министра или в адрес Министерства передаются в отдел контроля и обращений граждан Административного департамента для рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документа.

5.3.9. Документы, адресованные на имя заместителя Министра после регистрации передаются для рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документов в соответствующие секретариаты заместителей Министра.

5.3.10. Остальные документы на бумажном носителе, в том числе указанные в п. 2.3.5 Регламента электронного документа оборота с использованием электронной подписи, утвержденного приказом Минпромторга России от 2 июня 2014 г. N 1050, а также иные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации (в том числе связанные с финансированием, а также финансовая и бюджетная отчетность) передаются группой входящей документации Административного департамента через ячейки установленного образца по аналогичным маршрутам в секретариаты соответствующих заместителей Министра, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.

5.3.11. Рассмотренные руководством Министерства документы в СЭДО с применением ЭП автоматически направляются на исполнение указанным в указании по исполнению документа должностным лицам.

5.3.12. Документы на бумажных носителях (ДСП) после рассмотрения Министром вновь возвращаются в отдел организационного обеспечения и передаются на исполнение заместителям Министра и структурные подразделения. При этом, исходя из указания по исполнению, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей.

5.3.13. Обработка и передача документов на бумажных носителях исполнителям осуществляется в день их поступления в Министерство либо в первой половине следующего рабочего дня при поступлении документов после 17:00 или в нерабочее время (срочные - немедленно).

Лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

5.3.14. Входящие документы передаются исполнителям в течение рабочего дня, срочные документы - немедленно. Для получения зарегистрированных документов с указанием по исполнению документа Министра с отметками срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также с контрольным сроком исполнения менее 3 дней сотрудник отдела организационного обеспечения Административного департамента вызывает сотрудника соответствующего секретариата заместителей Министра или ответственного за делопроизводство структурных подразделений.

5.3.15. Заместитель Министра, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской), передает ее через Административный департамент заместителю Министра, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

5.3.16. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется со служебной запиской через отдел организационного обеспечения Административного департамента.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя Министра или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с просроченным сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

5.3.17. Подлинник документа на бумажном носителе, исполняемого несколькими подразделениями, получает ответственный (головной) исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Отдел организационного обеспечения Административного департамента осуществляет направление подлинника документа в адрес основного исполнителя и копий документа в адрес соисполнителей в необходимом количестве, исходя из указания по исполнению документа Министра или его заместителей.

5.3.18. В случае если поступившие документы не требуют исполнения, Министр, его заместители, руководители структурных подразделений делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на бланк указания по исполнению документа ставится отметка: "В дело", подпись и дата).

5.3.19. Поступившие телеграммы принимаются под расписку сотрудниками отдела организационного обеспечения Административного департамента с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

5.3.20. Документы, полученные на официальные номера Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

5.3.21. Поступающая в Министерство корреспонденция на иностранных языках передается без регистрации в СЭДО по журналу в Департамент внешнеэкономических отношений, которым в течение трех суток организуется подготовка аннотации для Министра и его заместителей с переводом текста документа на русский язык. После доклада соответствующему должностному лицу эти документы передаются на регистрацию (регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.)