9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в департаментах Министерства, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 24) и на их основе сводная номенклатура Министерства (приложение N 25).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется делопроизводителем по установленной форме, подписывается руководителем подразделения, согласовывается с отделом архива и предоставляется до 1 ноября текущего года в отдел архива, в том числе в электронном виде, для ввода в СЭДО, который оформляет сводную номенклатуру дел Министерства, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) и 1 раз в 5 лет с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК), в который передаются образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в отдел архива.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление на согласование в отдел архива возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

9.1.5. Сводная номенклатура дел Министерства составляется отделом архива.

Номенклатура дел Министерства визируется лицом, ответственным за архив, подписывается директором Административного департамента и после одобрения ЦЭК направляется на согласование с ЭПК, после чего утверждается руководством Министерства.

Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Административного департамента, второй - используется в Административном департаменте в качестве рабочего, третий - применяется в отделе архива, четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации.

После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел Министерства на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменений функций и структуры Министерства сводная номенклатура дел Министерства подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

9.1.6. В номенклатуру дел структурных подразделений (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

9.1.8. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры структурного подразделения заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Минпромторга России по основной деятельности. Копии.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название Министерства или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении смотра оборонно-промышленной безопасности (планы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с федеральными государственными унитарными предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики и промышленности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Правительством Москвы о представлении жилья сотрудникам Министерства

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций регионов по вопросам экспертизы предметов народных промыслов признанного художественного достоинства

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией Челябинской области по вопросам функционирования наукоградов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО "Болшевский текстиль" о производстве продукции (форма 1-п)

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, или указывается согласованный с ЭПК срок хранения.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство или ведомство для продолжения делопроизводства и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного срока хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел:

- структурного подразделения - в обязательном порядке сообщаются ответственным за делопроизводство в отдел архива до 1 февраля, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи;

- сводной номенклатуры дел - в обязательном порядке сообщаются в Государственный архив Российской Федерации, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи.