2.1. Общие требования

2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата A3 (420 x 297 мм), A4 (210 x 297 мм), A5 (210 x 148 мм) и A6 (105 x 148 мм) или в виде электронных документов.

На бумаге формата A3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

Бумагу форматов A6 и A5 допускается использовать для оформления указания по исполнению документа должностного лица.

2.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003.

2.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор, представляющий собой программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования и сохранения электронного документа, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010) и Office Open XML (OOXML, DOCX) с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) - N 13. Для оформления некоторых реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта до N 12, для оформления таблиц - до N 10.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются сотрудники Министерства, могут быть написаны от руки.

2.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт).

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт).

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

Строки реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" могут выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.

2.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, в мм:

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

2.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.