I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования делопроизводства.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. N 751 "О внесении изменений в правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенным в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии 3 марта 2003 г. N 65-ст и согласована с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемую с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота, применяемая в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Министерство), должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденным приказом Минпромторга России от 2 июня 2014 г. N 1050 (далее - Регламент), и настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляется Административным департаментом.

Порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, их хранения и использования, устанавливаемый настоящей Инструкцией, указания Административного департамента по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела обязательны для всех сотрудников.

1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений назначают государственных гражданских служащих (далее - сотрудники), ответственных за ведение делопроизводства в подразделении (далее - ответственные за делопроизводство). Списки ответственных за делопроизводство готовятся Административным департаментом на основе сведений, представленных подразделениями. Примерный перечень функций, выполняемых ответственными за делопроизводство, приведен в приложении N 1.

1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.

1.8. О случае утраты документов исполнитель обязан немедленно доложить руководителю подразделения и сообщить об этом в Административный департамент. По распоряжению директора департамента проводится служебная проверка, о результатах которого информируется Административный департамент. При необходимости о принятых решениях докладывается руководству Министерства.

Информация, содержащаяся в документах Министерства, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.9. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, устно определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела в составе структурного подразделения).

Если уволившийся (переведенный) сотрудник являлся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, руководитель структурного подразделения должен сообщить в Административный департамент фамилию сотрудника, на которого возлагаются обязанности ответственного за делопроизводство в подразделении.

1.10. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения, до их официального опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и приказом Минпромторга России от 10 апреля 2014 г. N 666 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации".

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, ответы на запросы СМИ, подготовка материалов к публичным мероприятиям руководства Минпромторга осуществляются в установленном Министром порядке, его заместителями, уполномоченным на это департаментом, через сотрудников отдела пресс-службы Департамента информационных технологий и общественных связей. В отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Министра, его заместителей, а также директора департамента.

Ответы на запросы СМИ предоставляются, согласно Закону Российской Федерации от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" и Федеральному закону от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. В уведомлении должны быть указаны:

- причины, по которым запрашиваемая информация не может быть представлена в семидневный срок;

- дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация;

- должностное лицо, установившее отсрочку;

- дата принятия решения об отсрочке.

1.12. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.