3.6. Протокол

3.6.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий (приложение N 6).

3.6.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

Протокол должен быть оформлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.6.3. Проект протокола совещания у Министра (заместителя Министра) готовится подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, и представляется Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания.

3.6.4. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.6.5. Текст полного протокола состоит, как правило, из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются:

Председатель (председательствующий) - инициалы и фамилия.

Секретарь - инициалы и фамилия.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших (при необходимости указываются их должности) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указывается их общее количество и делается пометка "список прилагается"). Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, оформляется по образцу текста приказа (п. 3.2.4); при необходимости приводятся итоги голосования.

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.6.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.6.7. Протоколы печатаются на бланке протокола Министерства либо стандартном листе бумаги формата A4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания (заседания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или где - в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Саратов); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

Номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера (арабскими цифрами; могут прибавляться буквенные коды) в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний федеральных органов исполнительной власти оформляются на чистом листе бумаги формата A4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (см. п. 3.6.5 и п. 3.6.6).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и оформляется в соответствии с п. 2.3.16.

3.6.8. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

3.6.9. Подлинники протоколов за подписью Министра, или лица, его замещающего, хранятся в Административном департаменте, за подписью заместителя Министра и руководителя структурного подразделения Министерства в структурном подразделении-исполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

3.6.10. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подготовленный и подписанный руководителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

В указатель рассылки протокола совещания у Министра (заместителя Министра), содержащего решения по вопросам, относящимся к их компетенции, в обязательном порядке включаются: заместители Министра, руководители структурных подразделений, а также иные должностные лица Министерства, определенные председательствующим.

3.6.11. Копии протоколов, заверенные печатью Административного департамента, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Копии протоколов совещаний, проводимых Министром, его заместителем, рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.