5.7. Организация работы с документами на бумажных носителях в подразделениях, работа исполнителей с документами

5.7.1. Прием и учет входящих документов в структурном подразделении осуществляется сотрудником, отвечающим за делопроизводство в данном подразделении, по заполняемым в Административном департаменте регистрационным карточкам в СЭДО. Информация о поступлении и прохождении докладных записок и служебных записок других структурных подразделений заносится в СЭДО ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция немедленно возвращается в Административный департамент для направления ее по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение.

5.7.2. Поступившие в подразделение документы докладываются руководителю подразделения. В первую очередь должны обрабатываться документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения или доставки.

5.7.3. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей (как правило - в день поступления), контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.

5.7.4. Ответственные за делопроизводство передают документы исполнителю согласно указанию по исполнению документа руководителя подразделения, с занесением указания по исполнению документа в регистрационную карточку в СЭДО.

5.7.5. Передача документов по принадлежности из одного подразделения в другое осуществляется в соответствии с п. 5.3.16 настоящей Инструкции.

5.7.6. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, вид доставки документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.7.7. До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

указать в регистрационной карточке в СЭДО связи со всеми документами, на которые есть ссылки в тексте письма;

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

5.7.8. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

5.7.9. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неисполнение действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

5.7.10. Подготовленные исполнителями документы регистрируются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе VI.

5.7.11. Ответственные за делопроизводство в подразделении контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.7.12. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела подразделению-правопреемнику по акту (приложение N 21) или по описям дел, один экземпляр которых направляется в отдел архива Административного департамента.