3.13. Акты

3.13.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).

3.13.2. Акт оформляется на чистом листе бумаги формата A4, печатается, как правило, шрифтом N 14 (приложение N 12) и имеет следующие реквизиты:

Наименование автора документа - полное наименование Министерства.

Название вида документа печатается прописными буквами (АКТ).

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого факта (события). Дата оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер при актировании единичных фактов может отсутствовать.

Заголовок акта отражает цель его составления, отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"): "О списании оборудования"; "О приеме-передаче дел по должности ...". Заголовок отделяется 2 - 3 интервалами от реквизита "Место составления".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта не является связанным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы и состав комиссии (распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его номер и дата), печатается через 1 межстрочный интервал от границы левого поля 2 - 3 межстрочными интервалами ниже заголовка. Оборот текста "Составлен" или "Составлен комиссией" располагается через 2 межстрочных интервала после слова "Основание" и заканчивается двоеточием.

Через 2 межстрочных интервала от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей между ними. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами. Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия составителей акта, их адреса.

Ниже могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (проверяемые, сдающие дела и т.п.).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы от левого поля.

Констатирующая часть акта отражает цели составления акта и результаты работы, а при необходимости - выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт, представляет собой связный текст и отделяется от вводной части тремя межстрочными интервалами. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

Завершается текст акта сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые проставляются через 2 - 3 межстрочных интервала после текста. Эта часть акта необязательна.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии может быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.

При наличии приложений к акту на них дается ссылка в тексте. Отметка о наличии приложения к акту помещается после отметки о количестве экземпляров и оформляется в соответствии с п. 2.3.15.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и оформляются согласно п. 2.3.16. Подпись председателя отделяется 2 межстрочными интервалами от подписей других членов комиссии.

3.13.3. Акты утверждаются Министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. В отдельных случаях, если это оговорено соответствующими нормативными или методическими документами, иными должностными лицами Министерства. Гриф утверждения оформляется в соответствии с п. 2.3.11 настоящей Инструкции.

При необходимости на акте может быть проставлен гриф ограничения доступа к документу.